Administre los fondos de caja chica de la manera que las finanzas realmente lo necesitan: emita un fondo de caja, permita que el personal presente solicitudes de efectivo, registre los gastos con categorías y procese reembolsos, todo conciliado con el libro mayor. La caja de efectivo de la oficina deja de ser una caja de zapatos llena de recibos y se convierte en una línea auditable en tus cuentas.
Sin niveles de complementos ni bloqueos de funciones: esto es lo que incluye el módulo, presente en todos los planes.
Emita y recargue efectivo flotante por ubicación o departamento, con el saldo corriente siempre visible para que sepa qué hay realmente en la lata.
El personal presenta una solicitud para retirar caja chica para un propósito específico; la aprobación y el desembolso se registran contra el fondo flotante, no se anotan en un cuaderno.
Cada gasto de caja chica se registra con una categoría para que se asigne a la cuenta correcta y la categorización de fin de mes ya está realizada.
Cuando alguien paga de su bolsillo, registre el reembolso en el fondo flotante para que se le devuelva el dinero y el gasto se registre correctamente.
Los movimientos de caja chica se registran en el libro mayor, de modo que la caja se concilia como cualquier otra cuenta en lugar de ser un agujero negro al final del año.
Cada solicitud, gasto y reembolso queda registrado, por lo que una auditoría puntual del capital flotante consiste en leer un informe, no contar los recibos.
La caja chica suele vivir en una hoja de cálculo y en un cajón de recibos, desconectada de las cuentas a las que se supone debe llegar.
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