To, co było wcześniej — misja opierała się na pojednaniu.
Każdy dolar organizacji non-profit wiąże się z papierkową robotą, a dokumentacja Compassa była przechowywana w czterech miejscach. „Jeden prezent trafił do Bloomerang w celu uzyskania danych o darczyńcy, QuickBooks za książki, Mailchimp za podziękowanie i arkusz kalkulacyjny w celu uzyskania raportu o dotacji” – mówi Grace Okafor, dyrektor wykonawcza. „Nasz najmniejszy zespół spędzał najwięcej czasu, utrzymując tę czwórkę w zgodzie”.
Punktem zwrotnym było raportowanie o dotacjach. Uzyskanie czystego obrazu ograniczonych funduszy oznaczało eksportowanie z trzech systemów i modlenie się, czy sumy się zgadzają. Rzadko kiedy udawało im się to za pierwszym razem.
$850/miesiąc w czterech narzędziach. ~2 godziny tygodniowo na pracownika na poziomie administratora międzysystemowego. Raporty o dotacjach zmontowane ręcznie z trzech eksportów.
Przełącznik — zwolennicy pierwsi, książki tuż za nimi.
Compass zaimportował swoją bazę darczyńców i najpierw podał historię, potem płace i księgi. Członek zarządu, który sprzeciwiał się „kolejnemu systemowi”, stał się najgłośniejszym zwolennikiem, gdy opublikowano pierwszy kompleksowy prezent.
„Jesteśmy małym zespołem z wielką misją” – mówi Okafor. "Każda godzina, którą wracamy od administratora, to godzina przeznaczona na pracę. To dało nam wiele godzin do tyłu."
Co zostało wymienione
| Stare narzędzie | Zastąpiony modułem Mewayz | Miesięczna oszczędność |
|---|---|---|
| Bloomerang | Zarządzanie CRM i dawcami | $125 |
| Gust | Kadry i płace | $150 |
| QuickBooks Plus | Rachunkowość Funduszu | $90 |
| Mailchimp | E-mail i odwołania | $110 |
| Całkowity stary stos | Mewayz Biznes (non-profit) | zaoszczędź $475/mies |
Odblokowanie — jeden związek, w pełni śledzony.
Mając darczyńców, księgowość i komunikację w jednym miejscu, zaplecze biurowe okazało się wiatrem w plecy:
- Prezent zostaje zaksięgowany w księgach i w tym samym momencie uruchamia paragon
- W raportach dotyczących funduszy zastrzeżonych czyta się z jednej księgi, a nie z trzech eksportów
- Segment odwołań dotyczący prawdziwej historii dawania, a nie przestarzałej kopii listy
- Koszty płac i programów znajdują się obok finansowania, które je pokrywa
Kiedy darowizna, fundusz i wydatki znajdują się w jednej księdze, raport o dotacjach jest zapisanym widokiem — a nie miesiącem łączenia eksportu i ręcznego uzgadniania różnic.
Nowa normalność — więcej misji, mniej administratorów.
„Ciche zwycięstwo podnosi morale” – mówi Okafor. "Nasz zespół przyszedł tu w sprawie, a nie w celu wprowadzania danych. Zapewnienie im dwóch godzin tygodniowo powiedziało im, że najważniejsza jest przyczyna. Oszczędności sfinansowały w tym roku dodatkowy tydzień programu."