De vorige — de missie draaide om verzoening.
Elke dollar van een non-profitorganisatie brengt papierwerk met zich mee, en het papierwerk van Compass bevond zich op vier plaatsen. “Eén enkele gift raakte Bloomerang voor het donorrecord, QuickBooks voor de boeken, Mailchimp voor het bedankje en een spreadsheet voor het subsidierapport”, zegt Grace Okafor, uitvoerend directeur. “Ons kleinste team besteedde zijn grootste uren aan het op één lijn houden van die vier.”
Subsidierapportage was het breekpunt. Om een helder beeld te krijgen van de beperkte middelen, moest er vanuit drie systemen worden geëxporteerd en werd gebeden dat de totalen overeenkwamen. Dat deden ze zelden bij de eerste poging.
$850/maand over vier instrumenten. ~2 uur per week per medewerker op systeemoverschrijdend beheer. Subsidierapporten met de hand samengesteld uit drie exporten.
De schakelaar — supporters eerst, boeken vlak daarachter.
Compass importeerde zijn donorbestand en gaf eerst de geschiedenis, daarna de loonlijst en de boeken. Een bestuurslid dat zich had verzet tegen ‘nog een ander systeem’ werd de luidste pleitbezorger toen het eerste end-to-end-geschenk op de markt kwam.
“We zijn een klein team met een grote missie”, zegt Okafor. "Elk uur dat we terugkrijgen van de administratie, is een uur dat naar het werk gaat. Dit heeft ons veel uren opgeleverd."
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Bloomerang | CRM en donorbeheer | $125 |
| Gusto | HR en salarisadministratie | $150 |
| QuickBooks Plus | Fondsboekhouding | $90 |
| Mailchimp | E-mail en bezwaarschriften | $110 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk (non-profit) | bespaar $475/maand |
Het ontgrendelen — één relatie, volledig bijgehouden.
Met donoren, boekhouding en communicatie op één lijn, kreeg de backoffice de wind in de rug:
- Een cadeau wordt in de boeken geplaatst en op hetzelfde moment wordt de bon verzonden
- De rapportage over beperkte fondsen leest uit één grootboek, niet uit drie exporten
- Beroepssegment over de echte schenkingsgeschiedenis, niet over een verouderde lijstkopie
- Loon- en programmakosten vallen naast de financiering die ze dekt
Wanneer de gift, het fonds en de uitgaven één grootboek delen, is een subsidierapport een bewaarde weergave – niet een maand waarin de exporten aan elkaar worden geplakt en de verschillen met de hand worden verzoend.
Het nieuwe normaal – meer missie, minder administratie.
“De stille overwinning is moreel”, zegt Okafor. "Ons team kwam hier voor het goede doel, niet voor het invoeren van gegevens. Door ze elk twee uur per week terug te geven, kregen ze te horen dat het goede doel op de eerste plaats komt. Met de besparingen werd dit jaar een extra programmaweek gefinancierd."