Il prima- la missione si basava sulla riconciliazione.
Ogni dollaro delle organizzazioni no-profit porta con sé documenti e i documenti di Compass vivevano in quattro posti. "Un singolo regalo ha toccato Bloomerang per il registro dei donatori, QuickBooks per i libri, Mailchimp per i ringraziamenti e un foglio di calcolo per il rapporto sulla sovvenzione", afferma Grace Okafor, direttore esecutivo. "Il nostro team più piccolo trascorreva le sue ore più grandi solo per mantenere questi quattro d'accordo."
La rendicontazione delle sovvenzioni è stata il punto di rottura. Per avere un quadro chiaro dei fondi limitati significava esportare da tre sistemi e pregare che i totali corrispondessero. Raramente lo facevano al primo tentativo.
$850/mese attraverso quattro strumenti. ~2 ore/settimana per membro dello staff sull'amministrazione multi-sistema. Concedere rapporti assemblato a mano da tre esportazioni.
L'interruttore - i sostenitori prima, i libri dietro.
Compass ha importato la sua base di donatori e ha donato prima la storia, poi le buste paga e i libri contabili. Un membro del consiglio che si era opposto a “un altro sistema” è diventato il più forte sostenitore una volta pubblicato il primo regalo end-to-end.
"Siamo una piccola squadra con una grande missione", afferma Okafor. "Ogni ora che torniamo dall'amministrazione è un'ora che va al lavoro. Questo ci ha restituito molte ore indietro."
Cosa è stato sostituito
| Vecchio strumento | Sostituito dal modulo Mewayz | Risparmio mensile |
|---|---|---|
| Bloomerang | CRM e gestione dei donatori | $125 |
| Gusto | Risorse umane e buste paga | $150 |
| QuickBooks Plus | Contabilità dei fondi | $90 |
| Mailchimp | E-mail e ricorsi | $110 |
| Vecchia pila totale | Mewayz Azienda (non profit) | risparmia $475/mese |
Lo sblocco — una relazione, completamente tracciata.
Con donatori, contabilità e comunicazioni in un unico registro, il back office si è trasformato in un vantaggio:
- Un regalo viene registrato nei libri e nello stesso momento viene emessa la ricevuta
- La rendicontazione dei fondi vincolati attinge da un unico libro mastro, non da tre esportazioni
- Le richieste di donazione si segmentano sullo storico reale delle donazioni, non su una copia di lista obsoleta
- I costi del personale e dei programmi si trovano accanto ai finanziamenti che li coprono
Quando la donazione, il fondo e la spesa condividono un unico registro, un report di sovvenzione è una vista salvata, non un mese passato a mettere insieme le esportazioni e a riconciliare manualmente le differenze.
La nuova normalità – più missione, meno amministrazione.
“La vittoria silenziosa è il morale”, dice Okafor. "Il nostro team è venuto qui per la causa, non per l'immissione di dati. Restituendo loro due ore a settimana, ciascuno ha detto loro che la causa viene prima di tutto. I risparmi hanno finanziato una settimana di programma extra quest'anno."