Før - missionen kørte på forsoning.
Hver nonprofit dollar bærer papirarbejde, og Compasss papirarbejde boede fire steder. "En enkelt gave rørte Bloomerang for donorposten, QuickBooks for bøgerne, Mailchimp for taknemmeligheden og et regneark til bevillingsrapporten," siger Grace Okafor, administrerende direktør. "Vores mindste hold brugte sine største timer på at holde de fire enige."
Grant rapportering var bristepunktet. At tegne et rent billede af begrænsede midler betød eksport fra tre systemer og bede om, at totalerne matchede. Det gjorde de sjældent i første forsøg.
$850/måned på tværs af fire værktøjer. ~2 timer/uge pr. medarbejder på tværsystemadmin. Bevillingsrapporter samlet i hånden fra tre eksporter.
Afbryderen - tilhængere først, bøger tæt bagved.
Compass importerede sin donorbase og gav først historie, derefter løn og bøger. Et bestyrelsesmedlem, der havde modsat sig "endnu et system", blev den mest højlydte talsmand, når den første gave fra ende til ende meldte sig.
"Vi er et lille team med en stor mission," siger Okafor. "Hver time, vi kommer tilbage fra admin, er en time, der går til arbejdet. Dette gav os mange timer tilbage."
Hvad blev udskiftet
| Gammelt værktøj | Erstattet af Mewayz modul | Månedlig opsparing |
|---|---|---|
| Bloomerang | CRM & Donor Management | $125 |
| Gusto | HR & Løn | $150 |
| QuickBooks Plus | Fonds regnskab | $90 |
| Mailchimp | E-mail & appeller | $110 |
| Total gammel stak | Mewayz Virksomhed (nonprofit) | spar $475/md |
Oplåsningen - ét forhold, fuldt sporet.
Med donorer, regnskaber og kommunikation på én post, blev backoffice til en medvind:
- En gave posteres i bøgerne og affyrer kvitteringen i samme øjeblik
- Rapportering med begrænset fond læser fra én hovedbog, ikke tre eksporter
- Appel-segment om ægte give-historie, ikke en gammel listekopi
- Løn- og programomkostninger ligger ved siden af den finansiering, der dækker dem
Når gaven, fonden og forbruget deler én hovedbog, er en bevillingsrapport en gemt visning - ikke en måned med at sy eksporterne sammen og afstemme forskellene manuelt.
Det nye normale - mere mission, mindre admin.
"Den stille sejr er moral," siger Okafor. "Vores team kom her for sagens skyld, ikke for dataindtastning. Ved at give dem tilbage to timer om ugen hver fortalte dem, at årsagen kommer først. Besparelserne finansierede en ekstra programuge i år."