לפני - המשימה רצה לפיוס.
כל דולר ללא מטרות רווח טומן בחובו ניירת, והניירת של קומפאס התגוררה בארבעה מקומות. "מתנה יחידה נגעה בבלומרנג לתיעוד התורם, QuickBooks לספרים, Mailchimp על התודה וגיליון אלקטרוני לדוח המענק", אומר גרייס אוקאפור, מנכ"לית. "הצוות הקטן ביותר שלנו בילה את השעות הגדולות ביותר שלו רק כדי לשמור על ארבעתם בהסכמה".
דיווח המענקים היה נקודת השבירה. הצגת תמונה נקייה של כספים מוגבלים פירושה ייצוא משלוש מערכות ולהתפלל לסיכומים תואמים. רק לעתים נדירות עשו זאת בניסיון הראשון.
$850 לחודש על פני ארבעה כלים. ~2 שעות לשבוע לעובד במנהל מערכת חוצה מערכות. דוחות מענק מורכב בעבודת יד משלושה יצואים.
המתג - תומכים תחילה, ספרים קרובים מאחור.
קומפאס ייבאה את בסיס התורמים שלה ונתנה תחילה היסטוריה, אחר כך שכר וספרים. חבר הנהלה שהתנגד ל"עוד מערכת" הפך לתומך הקולני ביותר ברגע שהמתנה הראשונה מקצה לקצה פרסמה את עצמה.
"אנחנו צוות קטן עם משימה גדולה", אומר אוקאפור. "כל שעה שאנחנו חוזרים מהמנהל היא שעה שעוברת לעבודה. זה החזיר לנו הרבה שעות אחורה."
מה הוחלף
| כלי ישן | הוחלף במודול Mewayz | חיסכון חודשי |
|---|---|---|
| בלומרנג | ניהול CRM ותורמים | $125 |
| גוסטו | משאבי אנוש ושכר | $150 |
| QuickBooks Plus | חשבונאות קרן | $90 |
| Mailchimp | דואר אלקטרוני וערעורים | $110 |
| ערימה ישנה בסך הכל | Mewayz עסקים (מלכ"ר) | שמור $475/חודש |
הפתיחה - מערכת יחסים אחת, במעקב מלא.
עם תורמים, חשבונאות ותקשורת ברשומה אחת, המשרד האחורי הפך לרוח גב:
- מתנה מפרסמת את הספרים ומוציאה את הקבלה באותו רגע
- דיווח על תקציב מוגבל קורא מפנקס אחד, לא משלושה יצואים
- קטע ערעורים על היסטוריית נתינה אמיתית, לא עותק רשימה מעופש
- עלויות השכר והתוכנית יושבות לצד המימון המכסה אותן
כאשר המתנה, הקרן וההוצאה חולקים ספר חשבונות אחד, דוח מענק הוא תצוגה שנשמרה - לא חודש של תפירת יצוא ויישוב ההבדלים ביד.
הנורמלי החדש - יותר משימה, פחות אדמין.
"הניצחון השקט הוא המורל", אומר אוקאפור. "הצוות שלנו הגיע לכאן בשביל המטרה, לא בשביל הזנת נתונים. החזרת להם שעתיים בשבוע כל אחד אמר להם שהמטרה קודמת לכל. החיסכון מימן שבוע תוכנית נוסף השנה".