O antes - a missão funcionou com base na reconciliação.
Cada dólar da organização sem fins lucrativos carrega documentação, e a documentação da Compass estava em quatro lugares. “Um único presente tocou a Bloomerang pelo registro dos doadores, o QuickBooks pelos livros, o Mailchimp pelo agradecimento e uma planilha pelo relatório da doação”, diz Grace Okafor, Diretora Executiva. “Nossa menor equipe passava a maior parte do tempo apenas mantendo os quatro de acordo.”
Os relatórios de subsídios foram o ponto de ruptura. Obter uma imagem clara dos fundos restritos significava exportar de três sistemas e rezar para que os totais correspondessem. Raramente o faziam na primeira tentativa.
$850/mês em quatro ferramentas. ~2 horas/semana por funcionário no administrador de vários sistemas. Relatórios de concessão montado à mão a partir de três exportações.
A mudança - os apoiadores primeiro, os livros logo atrás.
A Compass importou sua base de doadores e deu primeiro o histórico, depois a folha de pagamento e os livros. Um membro do conselho que resistiu a “mais um sistema” tornou-se o defensor mais veemente assim que o primeiro presente completo foi publicado.
“Somos uma equipe pequena com uma grande missão”, diz Okafor. "Cada hora que voltamos da administração é uma hora dedicada ao trabalho. Isso nos rendeu muitas horas de retorno."
O que foi substituído
| Ferramenta antiga | Substituído pelo módulo Mewayz | Economia mensal |
|---|---|---|
| Bloomerangue | CRM e gerenciamento de doadores | $125 |
| Gosto | RH e folha de pagamento | $150 |
| QuickBooks Plus | Contabilidade de fundos | $90 |
| MailChimp | E-mail e recursos | $110 |
| Pilha antiga total | Mewayz Negócios (sem fins lucrativos) | economize $475/mês |
O desbloqueio - um relacionamento, totalmente monitorado.
Com doadores, contabilidade e comunicações em um único registro, o back office se transformou em um vento favorável:
- Um presente é postado nos livros e dispara o recibo no mesmo momento
- Os relatórios de fundos restritos são lidos em um livro-razão, não em três exportações
- Segmento de apelações sobre histórico de doações reais, não uma cópia de lista obsoleta
- Os custos da folha de pagamento e do programa ficam ao lado do financiamento que os cobre
Quando a doação, o fundo e as despesas partilham um único livro-razão, um relatório de subvenção é uma visão guardada – e não um mês de costura de exportações e reconciliação manual das diferenças.
O novo normal - mais missão, menos administração.
“A vitória tranquila é o moral”, diz Okafor. "Nossa equipe veio aqui pela causa, não para inserir dados. Devolver duas horas por semana a cada um deles disse que a causa vem primeiro. As economias financiaram uma semana extra do programa este ano."