To, co było wcześniej — firma, która nie mogła znaleźć własnych plików.
Firma księgowa opiera się na dokumentach i terminach, a firma Bright & Co mieszkała w pięciu miejscach. „Informacje o kliencie w CRM, dokumenty źródłowe w portalu, praca w narzędziu PM i fakturowanie w QuickBooks” – mówi Aaron Bright, partner zarządzający. "Sezon podatkowy oznaczał przeszukiwanie plików w różnych systemach, póki czas. Byliśmy firmą księgową, która traciła czas na składanie wniosków. "
Produkcja w toku była niewidoczna do momentu rozliczenia, więc wskaźniki realizacji były raczej niespodzianką na koniec roku, a nie ustaloną liczbą.
$1,070/miesiąc w pięciu narzędziach. Pogoń za dokumentami poprzez portal i pocztę elektroniczną. WIP i realizacja znane dopiero na koniec roku.
Przełącznik — jeden rekord na każde zlecenie.
Bright & Co ujednoliciło klientów, dokumenty, pracę i rozliczenia w jednym rekordzie zlecenia przed pracowitym sezonem. Prośby o dokumenty są teraz dołączane do zlecenia i gonią się przypomnieniami.
„Po raz pierwszy partner może otworzyć jeden rekord i zobaczyć klienta, dokumenty, pracę i rachunek” – mówi Bright. „Kiedyś były to cztery karty i modlitwa”.
Co zostało wymienione
| Stare narzędzie | Zastąpiony modułem Mewayz | Miesięczna oszczędność |
|---|---|---|
| Ćwicz CRM | CRM i klienci | $260 |
| Portal dokumentów klienta | Dokumenty i wnioski | $180 |
| Narzędzie do zarządzania projektami | Projekty i przepływ pracy | $240 |
| QuickBooks Plus | Rozliczenia i księgowość | $90 |
| Narzędzie e-mail/przypomnienia | Komunikacja z klientem | $100 |
| Całkowity stary stos | Mewayz Biznes | zaoszczędź $870/mies |
Odblokowanie — zaangażowanie jest jednostką.
Dzięki ujednoliceniu klientów, dokumentów, pracy i rozliczeń firma działa w oparciu o jeden rekord:
- Żądania dotyczące dokumentów są dołączane do zlecenia i automatycznego przypomnienia
- Prace w toku i realizacja widoczne są w czasie rzeczywistym
- Czas i zadania są uwzględniane w rozliczeniach bez konieczności ponownego wprowadzania danych
- Każdy partner natychmiast widzi ten sam obraz klienta
Kiedy prośba jest kontynuowana w trakcie zaangażowania i przypomina o tym samemu klientowi, partnerzy przestają być motorem dalszych działań. Połowę czasu pościgu stanowiło po prostu ręczne szturchanie — system robi to teraz.
Nowa normalność — spokojniejszy, pracowity sezon.
„To był pierwszy sezon podatkowy, w którym nikt nie pracował na nocną zmianę tylko po to, aby znaleźć pliki” – mówi Bright. "Praca pozostała taka sama, tarcia zniknęły. Oszczędności poniesione w związku z dwoma pracownikami sezonowymi, których nie potrzebowaliśmy. "