De vorige — het bedrijf dat zijn eigen bestanden niet kon vinden.
Een accountantskantoor draait op documenten en deadlines, en Bright & Co’s woonden op vijf plekken. “Klantinformatie in het CRM, brondocumenten in een portal, het werk in een PM-tool en facturering in QuickBooks”, zegt Aaron Bright, beherend partner. "Het belastingseizoen betekende dat bestanden door systemen moesten worden gejaagd terwijl de klok liep. We waren een accountantskantoor dat tijd verloor door het indienen van dossiers."
Onderhanden werk was onzichtbaar tot aan de facturering, dus de realisatiecijfers waren eerder een verrassing aan het einde van het jaar dan een beheerd getal.
$1,070/maand over vijf tools. Documentenjacht via portal en e-mail. WIP en realisatie pas aan het eind van het jaar bekend.
De schakelaar — één record per opdracht.
Bright & Co bracht vóór het drukke seizoen klanten, documenten, werk en facturering samen in één engagementrecord. Documentverzoeken zijn nu verbonden aan de opdracht en achtervolgen zichzelf met herinneringen.
“Voor het eerst kan een partner één record openen en de klant, de documenten, het werk en de factuur zien”, zegt Bright. ‘Vroeger waren dat vier tabbladen en een gebed.’
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Oefen CRM | CRM en klanten | $260 |
| Portaal voor klantdocumenten | Documenten & Verzoeken | $180 |
| Projectmanagementtool | Projecten en workflow | $240 |
| QuickBooks Plus | Facturering en boekhouding | $90 |
| E-mail/herinneringstool | Klantcommunicatie | $100 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk | bespaar $870/maand |
Het ontgrendelen — de betrokkenheid is de eenheid.
Nu klanten, documenten, werk en facturering zijn verenigd, draait het bedrijf op één record:
- Documentverzoeken zijn gekoppeld aan de opdracht en automatische herinnering
- Onderhanden werk en realisatie zijn realtime zichtbaar
- Tijd en taken worden in rekening gebracht zonder dat ze opnieuw hoeven te worden ingevoerd
- Elke partner ziet meteen dezelfde klantfoto
Wanneer een verzoek voortleeft op de opdracht en de klant er zelf aan herinnert, zijn partners niet langer de vervolgmotor. De helft van de achtervolgingstijd bestond uit mensen die handmatig een duwtje gaven – het systeem doet dat nu.
Het nieuwe normaal – een rustiger druk seizoen.
“Dit was het eerste belastingseizoen waarin niemand een middernachtploeg werkte alleen maar om bestanden te vinden”, zegt Bright. "Het werk was hetzelfde; de wrijving was verdwenen. De besparingen die we betaalden voor twee seizoensaanwervingen hadden we uiteindelijk niet nodig."