O antes - a empresa que não conseguiu encontrar seus próprios arquivos.
Uma empresa de contabilidade trabalha com documentos e prazos, e a Bright & Co's morava em cinco lugares. “Informações do cliente no CRM, documentos de origem em um portal, trabalho em uma ferramenta PM e faturamento em QuickBooks”, diz Aaron Bright, sócio-gerente. "A temporada de impostos significava perseguir arquivos em todos os sistemas enquanto o tempo passava. Éramos uma empresa de contabilidade que perdia tempo arquivando."
O trabalho em andamento era invisível até o faturamento, portanto as taxas de realização foram uma surpresa de final de ano, e não um número gerenciado.
$1,070/mês em cinco ferramentas. Perseguição de documentos através do portal e e-mail. WIP e realização conhecido apenas no final do ano.
A mudança - um registro por compromisso.
Bright & Co unificou clientes, documentos, trabalho e faturamento em um registro de compromisso antes da alta temporada. As solicitações de documentos agora são anexadas ao compromisso e acompanhadas de lembretes.
“Pela primeira vez, um parceiro pode abrir um cadastro e ver o cliente, os documentos, a obra e a fatura”, diz Bright. “Isso costumava ser quatro guias e uma oração.”
O que foi substituído
| Ferramenta antiga | Substituído pelo módulo Mewayz | Economia mensal |
|---|---|---|
| Pratique CRM | CRM e clientes | $260 |
| Portal de documentos do cliente | Documentos e Solicitações | $180 |
| Ferramenta de gerenciamento de projetos | Projetos e fluxo de trabalho | $240 |
| QuickBooks Plus | Faturamento e contabilidade | $90 |
| Ferramenta de e-mail/lembrete | Comunicações do cliente | $100 |
| Pilha antiga total | Mewayz Negócios | economize $870/mês |
O desbloqueio - o engajamento é a unidade.
Com clientes, documentos, trabalho e faturamento unificados, a empresa funciona em um único registro:
- Solicitações de documentos são anexadas ao compromisso e lembretes automáticos
- O trabalho em andamento e a realização são visíveis em tempo real
- Tempo e tarefas são contabilizados no faturamento sem reentrada
- Cada parceiro vê a mesma imagem do cliente instantaneamente
Quando uma solicitação vive do engajamento e lembra o próprio cliente, os parceiros deixam de ser o motor do acompanhamento. Metade do tempo de perseguição consistia apenas em pessoas cutucando manualmente – o sistema faz isso agora.
O novo normal - uma temporada mais calma e movimentada.
“Esta foi a primeira temporada de impostos em que ninguém trabalhou no turno da meia-noite apenas para encontrar arquivos”, diz Bright. "O trabalho era o mesmo; o atrito desapareceu. As economias pagaram por duas contratações sazonais das quais acabamos não precisando."