Il prima- ogni evento ricostruito da zero.
Gli eventi sono rapidi e densi di dettagli e Lumen li ha riassemblati utilizzando cinque strumenti. "La richiesta era nel CRM, la proposta in uno strumento di progettazione, il contratto in DocuSign, il deposito in Stripe e il personale in un foglio di calcolo", afferma Priya Anand, fondatrice. "Ogni evento è stato reimpostato quattro volte prima che qualcuno sollevasse un vassoio."
I depositi sfuggivano perché il contratto e il pagamento vivevano separati, e organizzare il personale per la sera dell'evento significava incrociare un foglio di calcolo con un calendario e con una chat di gruppo.
$920/mese attraverso cinque strumenti. Eventi riprogrammati quattro volte prima dell'esecuzione. Depositi tardivi da contratti scollegati dai pagamenti.
L'interruttore - l'evento diventa la cronaca.
Lumen ha creato un record di eventi contenente la proposta, il contratto, il programma di deposito e il personale e ha prima migrato il suo calendario attivo. Le proposte ora riutilizzano eventi passati come modelli.
"In passato, la realizzazione di una proposta richiedeva mezza giornata", afferma Anand. "Adesso manca un'ora perché il matrimonio dell'estate scorsa è proprio lì da cui cominciare. Stesso record, nuova data."
Cosa è stato sostituito
| Vecchio strumento | Sostituito dal modulo Mewayz | Risparmio mensile |
|---|---|---|
| CRM degli eventi | CRM e lead | $160 |
| Costruttore di proposte | Proposte e preventivi | $120 |
| DocuSign | Contratti e firme elettroniche | $140 |
| Componente aggiuntivo Stripe Billing | Depositi e pagamenti | $120 |
| Foglio di calcolo del personale + strumento | Pianificazione e personale | $130 |
| Vecchia pila totale | Mewayz Affari | risparmia $920/mese |
Lo sblocco — un record per evento.
Con l'unificazione dell'intero ciclo di vita dell'evento, il team ha interrotto la ricostruzione e ha iniziato a riutilizzare:
- Modello di proposte di eventi passati: stesso record, nuova data
- I contratti e i programmi di deposito si allegano automaticamente all'evento
- La firma del contratto attiva la richiesta di deposito
- Il giorno dell'assunzione del personale viene letto dallo stesso record della prenotazione
Quando la firma del contratto è ciò che attiva la richiesta di deposito, il pagamento smette di essere un compito separato che qualcuno deve ricordare. Il flusso di lavoro si raccoglie da solo.
La nuova normalità – più eventi, stesso team.
«Questa stagione abbiamo prenotato un terzo di eventi in più senza aggiungere coordinatori», racconta Anand. «La capacità c'era sempre stata, era solo sepolta nella reimmissione dei dati. Un solo record per evento l'ha liberata.»