El antes: cada evento reconstruido desde cero.
Los eventos son intensos y están llenos de detalles, y Lumen reconstruía cada uno a través de cinco herramientas. «La consulta estaba en el CRM, la propuesta en una herramienta de diseño, el contrato en DocuSign, el depósito en Stripe y el personal en una hoja de cálculo», dice Priya Anand, Fundadora. «Cada evento se reintroducía cuatro veces antes de que alguien levantara una bandeja».
Los depósitos se retrasaban porque el contrato y el pago iban por separado, y organizar el personal para la noche del evento implicaba cruzar una hoja de cálculo con un calendario y con un chat de grupo.
$920/mes repartido en cinco herramientas. Eventos reintroducidos manualmente cuatro veces antes de ejecutar. Depósitos tardíos de contratos desconectados de los pagos.
The switch — el evento se convierte en el registro.
Lumen creó un único registro de evento que reunía la propuesta, el contrato, el calendario de depósitos y la dotación de personal, y migró primero su calendario activo. Ahora las propuestas reutilizan eventos pasados como plantillas.
«Antes preparar una propuesta llevaba media jornada», dice Anand. «Ahora es una hora porque la boda del verano pasado está ahí mismo para partir de ella. Mismo registro, nueva fecha.»
Qué se reemplazó
| Herramienta antigua | Reemplazado por el módulo Mewayz | Monthly saving |
|---|---|---|
| CRM de Eventos | CRM y leads | $160 |
| Creador de propuestas | Propuestas y presupuestos | $120 |
| DocuSign | Contratos y firmas electrónicas | $140 |
| Stripe Billing add-on | Depósitos y pagos | $120 |
| Hoja de cálculo de personal + herramienta | Programación y personal | $130 |
| Total del stack anterior | Mewayz Business | ahorra $920/mes |
El desbloqueo — un registro por evento.
Con todo el ciclo de vida del evento unificado, el equipo dejó de reconstruir y empezó a reutilizar:
- Proposals template from past events — same record, new date
- Los contratos y los calendarios de depósitos se adjuntan al evento automáticamente
- Firmar el contrato activa la solicitud del depósito
- La asignación de personal del día se lee del mismo registro que la reserva
Cuando firmar el contrato es lo que activa la solicitud del depósito, el pago deja de ser una tarea aparte que alguien tiene que recordar. El flujo de trabajo cobra por sí solo.
La nueva normalidad: más eventos, el mismo equipo.
“Reservamos un tercio más de eventos esta temporada sin sumar coordinadores”, dice Anand. “La capacidad siempre estuvo ahí; solo estaba enterrada en el reingreso de datos. Un registro por evento la liberó.”