O antes - cada evento reconstruído do zero.
Os eventos são intermitentes e densos em detalhes, e a Lumen remontou cada um deles em cinco ferramentas. “A consulta estava no CRM, a proposta em uma ferramenta de design, o contrato no DocuSign, o depósito no Stripe e o recrutamento em planilha”, diz Priya Anand, fundadora. “Cada evento foi reprogramado quatro vezes antes que alguém levantasse uma bandeja.”
Os depósitos caíram porque o contrato e o pagamento eram separados, e contratar uma equipe para a noite significava cruzar uma planilha com um calendário e um bate-papo em grupo.
$920/mês em cinco ferramentas. Eventos redigitados quatro vezes antes da execução. Depósitos atrasados provenientes de contratos desligados de pagamentos.
A mudança - o evento se torna o recorde.
A Lumen criou um registro de evento contendo a proposta, o contrato, o cronograma de depósitos e a equipe, e migrou primeiro seu calendário ativo. As propostas agora reutilizam eventos passados como modelos.
“Construir uma proposta costumava levar meio dia”, diz Anand. "Agora falta uma hora porque o casamento do verão passado está aí para começar. Mesmo registro, nova data."
O que foi substituído
| Ferramenta antiga | Substituído pelo módulo Mewayz | Economia mensal |
|---|---|---|
| CRM de eventos | CRM e leads | $160 |
| Construtor de propostas | Propostas e Cotações | $120 |
| DocuSign | Contratos e assinaturas eletrônicas | $140 |
| Complemento Stripe Billing | Depósitos e Pagamentos | $120 |
| Planilha de pessoal + ferramenta | Agendamento e pessoal | $130 |
| Pilha antiga total | Mewayz Negócios | economize $920/mês |
O desbloqueio - um registro por evento.
Com o ciclo de vida completo do evento unificado, a equipe parou de reconstruir e começou a reutilizar:
- Modelo de propostas de eventos passados — mesmo registro, nova data
- Contratos e cronogramas de depósito são anexados ao evento automaticamente
- A assinatura do contrato aciona a solicitação de depósito
- O dia da equipe é lido no mesmo registro da reserva
Quando a assinatura do contrato é o que aciona o pedido de depósito, o pagamento deixa de ser uma tarefa separada que alguém deve lembrar. O fluxo de trabalho é coletado por conta própria.
O novo normal - mais eventos, mesma equipe.
“Reservamos mais um terço de eventos nesta temporada sem adicionar coordenadores”, diz Anand. "A capacidade sempre esteve lá - foi apenas enterrada na redigitação. Um registro por evento a libertou."