Раньше — каждое мероприятие перестраивается с нуля.
События динамичны и насыщены деталями, и Люмен собрал каждое из них с помощью пяти инструментов. «Запрос был в CRM, предложение — в инструменте проектирования, контракт — в DocuSign, депозит — в Stripe, а укомплектование персоналом — в электронной таблице», — говорит Прия Ананд, основатель. «Каждое событие вводилось четыре раза, прежде чем кто-нибудь поднял поднос».
Депозиты снизились, потому что контракт и оплата существовали отдельно, а подбор персонала в ночное время означал перекрестные ссылки на электронную таблицу, календарь и групповой чат.
$920/месяц через пять инструментов. События изменены четыре раза перед казнью. Поздние депозиты по договорам, отключенным от платежей.
Переключатель — событие становится рекордным.
Lumen создала одну запись о событии, содержащую предложение, контракт, график внесения депозитов и штатное расписание, и сначала перенесла ее активный календарь. Предложения теперь повторно используют прошлые события в качестве шаблонов.
«Раньше на разработку предложения уходило полдня», — говорит Ананд. "Теперь уже час, потому что свадьба прошлого лета уже началась. Тот же рекорд, новая дата".
Что заменили
| Старый инструмент | Заменено модулем Mewayz. | Ежемесячная экономия |
|---|---|---|
| CRM для мероприятий | CRM и потенциальные клиенты | $160 |
| Конструктор предложений | Предложения и котировки | $120 |
| Документация | Контракты и электронные подписи | $140 |
| Дополнение Stripe Billing | Депозиты и платежи | $120 |
| Кадровая таблица + инструмент | Планирование и кадровое обеспечение | $130 |
| Всего старый стек | Mewayz Бизнес | экономить $920/мес. |
Разблокировка — одна запись на событие.
После унификации полного жизненного цикла событий команда прекратила перестройку и начала повторно использовать:
- Шаблон предложений из прошлых мероприятий — та же запись, новая дата
- Контракты и графики депозитов автоматически прикрепляются к событию.
- Подписание контракта запускает запрос на депозит
- Дни штатного расписания считываются из той же записи, что и бронирование.
Когда подписание контракта является причиной запроса на депозит, оплата перестает быть отдельной задачей, которую кто-то должен помнить. Рабочий процесс собирается сам.
Новая норма — больше событий, та же команда.
«В этом сезоне мы забронировали на треть больше мероприятий без добавления координаторов», — говорит Ананд. "Емкость всегда была на месте — она просто была похоронена при перенастройке. Одна запись на событие освобождала ее".