De vorige — elk evenement wordt vanaf nul opnieuw opgebouwd.
Gebeurtenissen zijn onstuimig en gedetailleerd, en Lumen heeft ze allemaal opnieuw samengesteld in vijf tools. “De aanvraag zat in het CRM, het voorstel in een ontwerptool, het contract in DocuSign, de aanbetaling in Stripe en de personeelsbezetting in een spreadsheet”, zegt Priya Anand, oprichter. “Elke gebeurtenis werd vier keer opnieuw ingetoetst voordat iemand een dienblad optilde.”
De aanbetalingen liepen weg omdat het contract en de betaling gescheiden waren, en het personeel op de avond van de dag betekende dat je een spreadsheet moest vergelijken met een kalender en een groepschat.
$920/maand over vijf tools. Gebeurtenissen opnieuw ingetoetst vier keer vóór de executie. Late stortingen uit contracten die losstaan van betalingen.
De schakelaar — de gebeurtenis wordt het record.
Lumen bouwde één gebeurtenisrecord met daarin het voorstel, het contract, het stortingsschema en de personeelsbezetting, en migreerde eerst de actieve agenda. Voorstellen gebruiken nu gebeurtenissen uit het verleden als sjablonen.
“Vroeger duurde het bouwen van een voorstel een halve dag”, zegt Anand. "Nu is het een uur, want de bruiloft van afgelopen zomer is daar om mee te beginnen. Hetzelfde record, nieuwe datum."
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Evenementen-CRM | CRM en leads | $160 |
| Voorstel bouwer | Voorstellen & Offertes | $120 |
| DocuSign | Contracten en elektronische handtekeningen | $140 |
| Stripe Billing-add-on | Stortingen en betalingen | $120 |
| Personeelsspreadsheet + tool | Planning en personeel | $130 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk | bespaar $920/maand |
Het ontgrendelen — één record per gebeurtenis.
Nu de volledige levenscyclus van het evenement was verenigd, stopte het team met het opnieuw opbouwen en begon het opnieuw te gebruiken:
- Sjabloon voor voorstellen uit eerdere evenementen: hetzelfde record, nieuwe datum
- Contracten en stortingsschema's worden automatisch aan het evenement gekoppeld
- Het ondertekenen van het contract activeert het aanbetalingsverzoek
- De bezettingsdag wordt uit hetzelfde record gelezen als de boeking
Wanneer het ondertekenen van het contract het aanbetalingsverzoek activeert, is de betaling niet langer een afzonderlijke taak die iemand hoeft te onthouden. De workflow verzamelt zichzelf.
Het nieuwe normaal – meer evenementen, hetzelfde team.
“We hebben dit seizoen nog een derde evenement geboekt zonder coördinatoren toe te voegen”, zegt Anand. "De capaciteit was er altijd - het werd gewoon begraven door het opnieuw intoetsen. Eén record per evenement maakte het vrij."