Il prima- un foglio di calcolo che esegue quattro lavori.
Coordinare dozzine di tutor, studenti e genitori è un problema logistico che gli strumenti sono stati risolti solo a metà. "Acuity ha prenotato la lezione, TeacherKit ha registrato le presenze, Stripe ha addebitato il costo al genitore e un foglio di calcolo gigante era l'unica cosa che sapeva che erano tutte la stessa lezione", afferma Sam Ortiz, Founder. "Il foglio di calcolo era il vero software. Le app ne erano solo gli input."
La fatturazione era il punto debole: una lezione prenotata ma non frequentata, o frequentata ma non fatturata, scivolava costantemente attraverso il divario tra tre strumenti. I genitori venivano addebitati per le sessioni che non si svolgevano o non venivano addebitati per quelle che si svolgevano.
$570/mese attraverso quattro strumenti. Un foglio di calcolo principale come sistema di registrazione di fatto. Frequenti incongruenze nella fatturazione tra lezioni e fatture.
L'interruttore - ritirare il foglio di calcolo.
Beacon ha ricostruito il suo orario in Mewayz, importato studenti e genitori e collegato la fatturazione agli stessi record. Il foglio di calcolo è stato archiviato nella seconda settimana e non è mai più stato riaperto.
"L'obiettivo non è mai stato il 'nuovo software'", afferma Ortiz. "L'obiettivo era eliminare il foglio di calcolo che gestiva la mia azienda e che poteva essere interrotto da un incollaggio sbagliato. Fatto."
Cosa è stato sostituito
| Vecchio strumento | Sostituito dal modulo Mewayz | Risparmio mensile |
|---|---|---|
| Pianificazione dell'acuità | Prenotazioni e programmazione | $50 |
| TeacherKit Pro | Presenze e record | $60 |
| Componente aggiuntivo Stripe Billing | Fatturazione e pagamenti | $120 |
| Mailchimp | Comunicazioni dei genitori | $90 |
| Vecchia pila totale | Mewayz Affari | risparmia $320/mese |
Lo sblocco — la lezione è la cronaca.
Con pianificazione, presenze e fatturazione unificate, la catena funziona da sola:
- Una lezione prenotata, contrassegnata come frequentata, genera automaticamente l'addebito a carico del genitore
- I tutor vedono solo i propri studenti e il proprio programma, con un ambito chiaro
- I genitori ricevono un estratto conto coerente, non addebiti da uno strumento di pagamento
- La capacità di 38 tutor è visibile su un calendario
Quando la fattura viene generata dalla lezione frequentata stessa, non ci sono vuoti da colmare. Non puoi fatturare una sessione che non è stata contrassegnata come partecipata e non puoi dimenticare di fatturare quella che lo era.
La nuova normalità – crescita senza colla.
"Abbiamo aggiunto sei tutor lo scorso trimestre e non è stato un evento", afferma Ortiz. "Prima, ogni nuovo tutor significava più righe nel foglio di calcolo e più modi in cui si rompeva. Ora vengono semplicemente visualizzati sul calendario. Finalmente possiamo crescere senza far crescere la colla."