Før - et regneark, der udfører fire opgaver.
Koordinering af snesevis af vejledere, elever og forældre er et logistikproblem, som værktøjerne kun er halvt løst. "Acuity bookede lektionen, TeacherKit tog deltagelse, Stripe opkrævede forælderen, og et kæmpe regneark var det eneste, der vidste, at de alle var den samme lektion," siger Sam Ortiz, grundlægger. "Regnearket var den rigtige software. Apps var bare input til det."
Fakturering var det bløde punkt: en lektion, der var bestilt, men ikke deltog, eller deltog, men ikke faktureret, gled konstant gennem hullet mellem tre værktøjer. Forældre blev opkrævet for sessioner, der ikke fandt sted, eller blev ikke opkrævet for sessioner, der gjorde det.
$570/måned på tværs af fire værktøjer. Et hovedregneark som de-facto registreringssystem. Hyppige faktureringsuoverensstemmelser mellem lektioner og fakturaer.
Afbryderen - trække regnearket tilbage.
Beacon genopbyggede sin tidsplan i Mewayz, importerede elever og forældre og pegede fakturering på de samme poster. Regnearket blev arkiveret i uge to og blev aldrig genåbnet.
"Målet var aldrig 'ny software'," siger Ortiz. "Målet var at slette regnearket, der kørte min virksomhed og kunne blive ødelagt af en forkert indsættelse. Færdig."
Hvad blev udskiftet
| Gammelt værktøj | Erstattet af Mewayz modul | Månedlig opsparing |
|---|---|---|
| Akuitetsplanlægning | Bestillinger og planlægning | $50 |
| TeacherKit Pro | Fremmøde og registreringer | $60 |
| Stripe Billing tilføjelse | Fakturering & Betalinger | $120 |
| Mailchimp | Forældrekommunikation | $90 |
| Total gammel stak | Mewayz Forretning | spar $320/md |
Oplåsningen - lektionen er rekorden.
Med planlægning, deltagelse og fakturering samlet kører kæden sig selv:
- En booket lektion, markeret som deltaget, genererer automatisk forældrenes opkrævning
- Undervisere ser kun deres egne elever og skema, rent omfang
- Forældre får én konsekvent erklæring, ikke gebyrer fra et betalingsværktøj
- Kapacitet på tværs af 38 vejledere er synlige på én kalender
Når fakturaen genereres af selve den deltagende lektion, er der ingen hul at falde igennem. Du kan ikke fakturere en session, der ikke var markeret som deltaget, og du kan ikke glemme at fakturere en session, der var.
Det nye normale - vækst uden lim.
"Vi tilføjede seks undervisere sidste semester, og det var en ikke-begivenhed," siger Ortiz. "Før betød hver ny underviser flere rækker i regnearket og flere måder, hvorpå det kunne gå i stykker. Nu dukker de bare op i kalenderen. Vi kan endelig vokse uden at vokse limen."