以前は — 4 つのジョブを実行するスプレッドシート。
数十人の講師、生徒、保護者を調整することは、ツールではまだ半分しか解決されていないロジスティクスの問題です。 「Acuity がレッスンを予約し、TeacherKit が出席を取り、Stripe が保護者に料金を請求しました。そして、それらがすべて同じレッスンであることを認識していたのは巨大なスプレッドシートだけでした」と氏は言います。 サム・オルティス、創設者。 「スプレッドシートこそが本当のソフトウェアでした。アプリはそれへの入力にすぎませんでした。」
問題は請求でした。予約したのに参加しなかったレッスン、または参加したのに請求されなかったレッスンが、常に 3 つのツールの間をすり抜けていました。親は、行われなかったセッションに対して料金を請求されたり、実際に行われたセッションに対しては請求されませんでした。
$570/月 4 つのツールにわたって。 マスタースプレッドシート 事実上の記録システムとして。 頻繁な請求の不一致 レッスンと請求の間。
スイッチ — スプレッドシートを廃止します。
ビーコンはMewayz にスケジュールを再構築し、生徒と保護者をインポートし、同じ記録に請求を向けました。スプレッドシートは 2 週目にアーカイブされ、再度開かれることはありませんでした。
「目標は決して『新しいソフトウェア』ではありませんでした」とオルティス氏は言います。 「目標は、私の会社を運営していたスプレッドシートを削除することでした。貼り付けを間違えると壊れる可能性がありました。完了しました。」
置き換えられたもの
| 古い道具 | Mewayz モジュールに置き換えられました | 毎月の貯蓄 |
|---|---|---|
| 視力のスケジューリング | 予約とスケジュール設定 | $50 |
| ティーチャーキット プロ | 出席と記録 | $60 |
| Stripe Billing アドオン | 請求書発行と支払い | $120 |
| メールチンパンジー | 保護者向けコミュニケーション | $90 |
| 古いスタックの合計 | Mewayz ビジネス | $320/月を節約 |
ロック解除 — レッスンは記録です。
スケジュール、出席、請求が統合されると、チェーンが自動的に実行されます。
- 予約済みのレッスンは出席済みとしてマークされ、保護者の料金が自動的に生成されます
- 講師は自分の生徒とスケジュールのみを表示し、範囲が明確に設定されています
- 保護者は、支払いツールからの請求ではなく、一貫した明細書を受け取ることができます
- 38 人の講師の定員が 1 つのカレンダーに表示されます
受講したレッスン自体によって請求書が生成される場合、漏れる隙はありません。出席済みとしてマークされていないセッションに請求することはできません。また、出席済みとしてマークされているセッションに請求することを忘れることはできません。
新しい常態 — 接着剤なしで成長します。
「昨期は家庭教師を 6 名追加しましたが、特に問題はありませんでした」とオルティス氏は言います。 「以前は、新しい家庭教師が登場するたびに、スプレッドシートの行数が増え、それが壊れる可能性も増えていました。今では、講師はカレンダー上に表示されるだけです。ようやく接着剤を増やさずに成長できるようになりました。」