L'avant — un tableur qui fait quatre métiers à la fois.
Coordonner des dizaines de tuteurs, d'élèves et de parents est un problème de logistique que les outils ne résolvaient qu'à moitié. « Acuity réservait le cours, TeacherKit notait les présences, Stripe facturait le parent, et un gigantesque tableur était la seule chose qui savait qu'il s'agissait du même cours », explique Sam Ortiz, Fondateur. « Le tableur était le vrai logiciel. Les applications n'étaient que ses sources de données. »
La facturation était le point faible : une leçon réservée mais non suivie, ou suivie mais non facturée, passait constamment entre les mailles de trois outils. Les parents étaient facturés pour des séances qui n'avaient pas eu lieu, ou n'étaient pas facturés pour celles qui s'étaient déroulées.
$570/mois à travers quatre outils. Un tableur maître comme système de référence de fait. Écarts de facturation fréquents entre les leçons et les factures.
Le changement — rangez le tableur.
Beacon a reconstruit son emploi du temps dans Mewayz, importé les élèves et les parents, et orienté la facturation vers les mêmes enregistrements. Le tableur a été archivé dès la deuxième semaine et n'a plus jamais été rouvert.
« L'objectif n'a jamais été d'avoir un “nouveau logiciel” », explique Ortiz. « L'objectif était de supprimer le tableur qui faisait tourner mon entreprise et qu'un seul collage erroné pouvait casser. C'est fait. »
Ce qui a été remplacé
| Ancien outil | Remplacé par le module Mewayz | Économie mensuelle |
|---|---|---|
| Acuity Scheduling | Réservations et planification | $50 |
| TeacherKit Pro | Présence et enregistrements | $60 |
| Module complémentaire Stripe Billing | Facturation et paiements | $120 |
| Mailchimp | Communications avec les parents | $90 |
| Total de l'ancienne pile | Mewayz Business | économisez $320/mois |
Le déblocage — la leçon est le dossier.
Avec la planification, les présences et la facturation réunies, la chaîne se gère toute seule :
- Un cours réservé, marqué comme suivi, génère automatiquement la facturation au parent
- Les tuteurs ne voient que leurs propres élèves et leur propre planning, dans un périmètre clairement délimité
- Les parents reçoivent un relevé unique et cohérent, et non des prélèvements d'un outil de paiement
- La capacité de 38 tuteurs est visible sur un seul calendrier
Lorsque la facture est générée par la leçon suivie elle-même, aucune faille ne subsiste. Vous ne pouvez pas facturer une séance non marquée comme suivie, et vous ne pouvez pas oublier de facturer celle qui l'a été.
La nouvelle norme — la croissance, sans la colle qui la freine.
« Nous avons ajouté six tuteurs le trimestre dernier et ça n'a posé aucun problème », raconte Ortiz. « Avant, chaque nouveau tuteur signifiait plus de lignes dans le tableur et plus d'occasions de tout casser. Maintenant, ils apparaissent simplement sur le calendrier. On peut enfin grandir sans alourdir la mécanique. »