De vorige — een spreadsheet die vier taken uitvoert.
Het coördineren van tientallen docenten, leerlingen en ouders is een logistiek probleem dat slechts voor de helft kan worden opgelost. "Acuity boekte de les, TeacherKit nam de aanwezigheid aan, Stripe bracht de ouder in rekening en een gigantische spreadsheet was het enige dat wist dat het allemaal dezelfde les was", zegt Sam Ortiz, oprichter. "De spreadsheet was de echte software. De apps waren slechts input."
Facturering was het zwakke punt: een geboekte maar niet bijgewoonde les, of een bijgewoonde maar niet gefactureerde les glipte voortdurend door het gat tussen drie tools. Ouders kregen kosten in rekening voor sessies die niet plaatsvonden, of er werden geen kosten in rekening gebracht voor sessies die wel plaatsvonden.
$570/maand over vier instrumenten. Een hoofdspreadsheet als het de facto registratiesysteem. Frequente factureringsmismatches tussen lessen en facturen.
De schakelaar — het spreadsheet buiten gebruik stellen.
Beacon herbouwde zijn schema in Mewayz, importeerde leerlingen en ouders en richtte de facturering op dezelfde records. De spreadsheet werd in week twee gearchiveerd en nooit meer heropend.
“Het doel was nooit ‘nieuwe software’”, zegt Ortiz. "Het doel was om de spreadsheet te verwijderen waarop mijn bedrijf draaide en die door één keer verkeerd plakken kon worden verbroken. Klaar."
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Scherpteplanning | Boekingen en planning | $50 |
| TeacherKit Pro | Aanwezigheid en gegevens | $60 |
| Stripe Billing-add-on | Facturering en betalingen | $120 |
| Mailchimp | Communicatie met ouders | $90 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk | bespaar $320/maand |
Het ontgrendelen — de les is het record.
Nu planning, aanwezigheid en facturering zijn verenigd, draait de keten zichzelf:
- Voor een geboekte les, gemarkeerd als bezocht, worden de kosten voor de ouders automatisch in rekening gebracht
- Docenten zien alleen hun eigen studenten en hun planning, netjes ingedeeld
- Ouders krijgen één consistent overzicht, geen kosten van een betalingstool
- De capaciteit van 38 docenten is zichtbaar op één kalender
Wanneer de factuur wordt gegenereerd door de bijgewoonde les zelf, is er geen sprake van een tussenstop. U kunt een sessie die niet als aanwezig is gemarkeerd niet factureren, en u kunt niet vergeten een sessie te factureren die wel is bijgewoond.
Het nieuwe normaal – groeien zonder lijm.
“Vorig semester hebben we zes docenten toegevoegd en dat was een non-event”, zegt Ortiz. "Vroeger betekende elke nieuwe docent meer rijen in de spreadsheet en meer manieren waarop deze kon worden afgebroken. Nu verschijnen ze gewoon op de kalender. We kunnen eindelijk groeien zonder de lijm te laten groeien."