Documentation détaillée du module Garantie
L'Add-On Garantie sert à gérer les garanties produits, suivre les réclamations et gérer les extensions de garantie. Il se connecte aux modèles Article, Facture et Client. Les garanties sont définies au niveau de l'article et peuvent être rattachées lors de la création d'une facture.
Introduction
Le module complémentaire Garantie aide les entreprises à suivre et à gérer les garanties des produits. Les utilisateurs peuvent définir les détails de la garantie lors de la création d'un produit, et les ventes ou les retours mettent automatiquement à jour les enregistrements de garantie. La section Gérer les garanties affiche l'état des garanties et permet une recherche et un filtrage faciles. Les réclamations de garantie peuvent être créées, traitées et mises à jour depuis la section Gérer les réclamations de garantie, où elles peuvent être approuvées, rejetées ou modifiées. Cet outil simplifie la gestion des garanties en assurant un suivi précis et un service client efficace.
Comment activer ce module
Pour configurer le module complémentaire Garantie, vous pouvez suivre ce lien : Module complémentaire de configuration.
Comment utiliser le module complémentaire Garantie ?
Produit et service
- Dans la section de gestion des articles, lorsque vous cliquez sur le bouton « Créer » pour ajouter un nouvel article, vous devez alors sélectionner le type d'article dans le menu déroulant (produit, pièce). Selon votre sélection, la section des informations de garantie s'affichera.
- Dans la section des informations de garantie, activez d'abord le bouton bascule « Garantie active ». Sélectionnez ensuite le type de garantie dans le menu déroulant (Jours, Mois, Années). Saisissez ensuite la durée de la garantie et les conditions de garantie.
Facture de vente
- Lorsque vous créez une facture de vente et sélectionnez un produit dont la garantie est activée, puis comptabilisez la facture, une entrée de garantie sera automatiquement créée dans la section Gérer les garanties. Cependant, si vous sélectionnez un produit dont la garantie n'est pas activée et comptabilisez la facture, aucune entrée de garantie ne sera créée.
- Lorsque vous créez un retour de vente à partir d'une facture et que vous modifiez la quantité retournée, vous verrez la quantité et le statut mis à jour sur la page de liste. Pour confirmer le retour, cliquez sur le bouton « Approuver » dans la colonne Action.
- Après avoir cliqué sur le bouton « Approuver », le bouton « Terminer le retour » deviendra visible. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Terminer le retour », les modifications de quantité que vous avez effectuées dans le retour de vente apparaîtront automatiquement dans la section Garantie, et la quantité de la réclamation de garantie sera mise à jour en conséquence.
Gérer les garanties
- Pour ajouter une nouvelle garantie, cliquez sur le bouton « Créer » en haut de la page de gestion des garanties. Sélectionnez le produit dans le menu déroulant (provenant de l'article dans la base de produits). Note :Seuls les produits sous garantie active apparaîtront dans cette liste.
- Sélectionnez l'entrepôt dans le menu déroulant (qui provient de la base), saisissez les quantités, puis sélectionnez le nom du client dans le menu déroulant (qui provient de l'utilisateur dans la base). Note : Seuls les utilisateurs ayant un rôle client apparaîtront dans cette liste. Définissez la date d'achat, et la date d'expiration s'affichera automatiquement en fonction de la durée de garantie que vous avez définie dans la section article.
- La page de liste affiche tous les enregistrements de garantie dans un tableau comportant ces colonnes : ID de garantie (un lien cliquable vers chaque numéro d'ID), Produit, Client, Durée, Date d'achat, Date d'expiration et Statut.
- « La colonne de statut affiche différents statuts selon l'état de la garantie : par défaut, elle indique « Active » lorsque la garantie est valide, passe à « Annulation partielle » lorsque la moitié de la quantité est retournée via un retour de vente, devient « Annulée » lorsque toutes les quantités sont retournées via un retour de vente, et affiche « Expirée » lorsque la date d'expiration de la garantie est dépassée.
- Utilisez la barre de recherche pour trouver les garanties spécifiques dans la liste. Puis appliquez le filtre : sélectionnez le produit dans le menu déroulant (provient du produit de la base), choisissez le client dans le menu déroulant (provient du client de la base), sélectionnez le statut dans le menu déroulant (tous les statuts, Actif, Annulation partielle, Expiré, Annulé). Cliquez sur Appliquer pour activer le filtre ou sur Effacer pour le retirer.
- Dans la colonne Actions, vous verrez le bouton « réclamation » pour créer une réclamation de garantie. Renseignez les détails requis comme la date de réclamation, sélectionnez les coordonnées bancaires dans la liste déroulante (provenant de la base), ajoutez les quantités réclamées, ajoutez le coût de réparation, le montant facturé au client, ou décrivez le problème du produit, et le motif de la facturation.
- Lorsque vous cliquez sur le bouton « Créer une réclamation » dans la colonne Action, vous pouvez créer des réclamations en fonction de la quantité disponible. Une fois les réclamations créées pour toutes les quantités disponibles, le bouton de réclamation disparaît de cet enregistrement de garantie. Les données de réclamation créées apparaissent automatiquement dans la section Gérer les réclamations de garantie.
- Vous verrez également l'action Voir pour consulter les détails complets de la garantie, le bouton Modifier pour ajuster l'enregistrement de la garantie, et le bouton Supprimer pour effacer définitivement cette information.
Gérer les réclamations de garantie
- La page Gérer les réclamations de garantie affiche toutes les demandes de réclamation de garantie.
- La page de liste affiche toutes les demandes de garantie dans un tableau comportant les colonnes Réclamation (numéro de réclamation), Produit, Client, Quantité, Statut, Coût de réparation, Frais client et Actions.
- Utilisez la barre de recherche pour trouver des réclamations précises. Cliquez sur le bouton Filtres pour ouvrir la section des filtres. Sélectionnez le produit dans le menu déroulant (provient de l'article de la base de produits), choisissez le client dans le menu déroulant (provient du client dans la base), et sélectionnez le statut dans le menu déroulant pour filtrer par statut de réclamation (en attente, terminée, approuvée, rejetée). Cliquez sur Appliquer pour filtrer les résultats ou sur Effacer pour réinitialiser tous les filtres.
- Dans la colonne Actions, vous trouverez plusieurs actions, notamment Approuver, Rejeter, Terminer, Modifier, Voir et Supprimer.
- Lorsque vous cliquez sur le bouton « Approuver », un formulaire s'ouvre où vous devez définir la date de solution et rédiger la solution du produit expliquant comment le problème a été résolu. Après avoir cliqué sur Approuver, le statut passera de « En attente » à « Approuvé » sur la page de liste, et l'action Approuver sera remplacée par un bouton « Terminé » dans la colonne Action.
- Cliquez sur le bouton Terminé pour changer le statut en « Terminé ». Lorsque vous cliquez sur le bouton « Rejeter », le statut passe à « Rejeté ». À l'aide de « Modifier », vous pouvez mettre à jour les données de votre demande. Cliquez sur le bouton « Voir » pour consulter tous les détails de la demande. Utilisez le bouton « Supprimer » pour retirer définitivement les données de la demande.