وثائق إضافة الضمان المفصّلة
تُستخدم إضافة الضمان لإدارة ضمانات المنتجات، وتتبّع المطالبات، والتعامل مع تمديدات الضمان. تتصل بنماذج العنصر والفاتورة والعميل. تُعيّن الضمانات على مستوى العنصر ويمكن إرفاقها أثناء إنشاء الفاتورة.
مقدمة
تساعد إضافة الضمان الشركات على تتبع ضمانات المنتجات وإدارتها. يمكن للمستخدمين تعيين تفاصيل الضمان أثناء إنشاء المنتج، وتقوم عمليات البيع أو الإرجاع بتحديث سجلات الضمان تلقائيًا. يعرض قسم إدارة الضمانات حالة الضمان ويتيح البحث والتصفية بسهولة. يمكن إنشاء مطالبات الضمان ومعالجتها وتحديثها من خلال قسم إدارة مطالبات الضمان، حيث يمكن الموافقة على المطالبات أو رفضها أو تعديلها. تبسّط هذه الأداة إدارة الضمان، مما يضمن تتبعًا دقيقًا وخدمة عملاء فعّالة.
كيفية تمكين هذه الوحدة
لإعداد إضافة الضمان، يمكنك اتباع هذا الرابط: إضافة الإعداد.
كيفية استخدام إضافة الضمان؟
المنتج والخدمة
- في قسم إدارة العناصر، عند النقر على زر «إنشاء» لإضافة عنصر جديد، عليك في ذلك الوقت اختيار نوع العنصر من القائمة المنسدلة (منتج، جزء). ووفقًا لاختيارك، ستشاهد قسم معلومات الضمان.
- في قسم معلومات الضمان، بدّل أولاً لتفعيل زر مفتاح «الضمان نشط». ثم حدّد نوع الضمان من القائمة المنسدلة (أيام، أشهر، سنوات). بعد ذلك، أدخل مدة الضمان وشروط الضمان.
فاتورة المبيعات
- عندما تنشئ فاتورة مبيعات وتختار منتجًا مفعّلاً عليه الضمان، ثم تنشر الفاتورة، سيتم إنشاء سجل ضمان تلقائيًا في قسم إدارة الضمانات. ولكن إذا اخترت منتجًا غير مفعّل عليه الضمان ونشرت الفاتورة، فلن يتم إنشاء أي سجل ضمان.
- عند إنشاء مرتجع مبيعات من فاتورة وتغيير الكمية المُرتجعة، سترى الكمية والحالة المحدَّثتين في صفحة القائمة. لتأكيد المرتجع، انقر على زر «اعتماد» في عمود الإجراء.
- بعد النقر على زر «اعتماد»، سيظهر زر «إكمال الإرجاع». وعند النقر على زر «إكمال الإرجاع»، ستظهر تغييرات الكمية التي أجريتها في مرتجع المبيعات تلقائيًا في قسم الضمان، وسيتم تحديث كمية مطالبة الضمان وفقًا لذلك.
إدارة الضمانات
- لإضافة ضمان جديد، انقر على زر “إنشاء” في أعلى صفحة إدارة الضمانات. اختر المنتج من القائمة المنسدلة (يأتي من العنصر في قاعدة المنتجات). ملاحظة:تظهر في هذه القائمة المنتجات التي لها ضمان نشط فقط.
- حدّد المستودع من القائمة المنسدلة (المستمد من القاعدة)، وأدخل أرقام الكمية، وحدّد اسم العميل من القائمة المنسدلة (المستمد من المستخدم في القاعدة). ملاحظة: سيظهر في هذه القائمة فقط المستخدمون بدور عميل. حدّد تاريخ الشراء، وسيظهر تاريخ انتهاء الصلاحية تلقائيًا بناءً على مدة الضمان التي حدّدتها في قسم العنصر.
- تعرض صفحة القائمة جميع سجلات الضمان في جدول بهذه الأعمدة، بما في ذلك معرّف الضمان (رابط قابل للنقر لكل رقم معرّف)، والمنتج، والعميل، والمدة، وتاريخ الشراء، وتاريخ الانتهاء، والحالة.
- “يعرض عمود الحالة حالات مختلفة بناءً على حالة الضمان: افتراضيًا، يُظهر ‘نشط’ عندما يكون الضمان ساريًا، ويتغيّر إلى ‘إبطال جزئي’ عند إرجاع نصف الكمية عبر مرتجع مبيعات، ويتحدّث إلى ‘مُبطل’ عند إرجاع كل الكميات عبر مرتجع مبيعات، ويُظهر ‘منتهٍ’ عند انقضاء تاريخ انتهاء الضمان.
- استخدم شريط البحث للعثور على الضمانات المحددة في القائمة. ولتطبيق الفلتر، حدّد المنتج من القائمة المنسدلة (المستمد من المنتج في القاعدة)، واختر العميل من القائمة المنسدلة (المستمد من العميل في القاعدة)، وحدّد الحالة من القائمة المنسدلة (كل الحالات، نشط، إلغاء جزئي، منتهٍ، ملغى). انقر على تطبيق لتفعيل الفلتر أو مسح لإزالته.
- في عمود الإجراءات، سترى زر «المطالبة» لإنشاء مطالبة ضمان. املأ التفاصيل المطلوبة مثل تحديد تاريخ المطالبة، واختيار تفاصيل الحساب المصرفي من القائمة المنسدلة (التي تأتي من القاعدة)، وإضافة كميات المطالبة، وإضافة تكلفة الإصلاح، ومبلغ تحميل العميل، أو كتابة مشكلة المنتج، وسبب التحميل.
- عند النقر على زر "إنشاء مطالبة" في عمود الإجراء، يمكنك إنشاء مطالبات بناءً على الكمية المتاحة. وبمجرد إنشاء مطالبات لجميع الكميات المتاحة، سيُزال زر المطالبة من سجل الضمان ذاك. وستظهر بيانات المطالبة المُنشأة تلقائيًا في قسم إدارة مطالبات الضمان.
- سترى أيضًا إجراء العرض لرؤية تفاصيل الضمان الكاملة، وزر التعديل لتعديل سجل الضمان، وزر الحذف لإزالة تلك المعلومات نهائيًا.
إدارة مطالبات الضمان
- تعرض صفحة إدارة مطالبات الضمان كل طلبات مطالبات الضمان.
- تعرض صفحة القائمة جميع مطالبات الضمان في جدول بأعمدة تشمل المطالبة (رقم المطالبة) والمنتج والعميل والكمية والحالة وتكلفة الإصلاح ورسوم العميل والإجراءات.
- استخدم شريط البحث للعثور على مطالبات محددة. انقر على زر التصفية لفتح قسم التصفية. اختر المنتج من القائمة المنسدلة (يأتي من الصنف في قاعدة المنتجات)، واختر العميل من القائمة المنسدلة (يأتي من العميل في القاعدة)، واختر الحالة من القائمة المنسدلة للتصفية حسب حالة المطالبة (قيد الانتظار، مكتمل، معتمد، مرفوض). انقر على تطبيق لتصفية النتائج أو مسح لإعادة تعيين كل عوامل التصفية.
- في عمود الإجراءات، ستجد عدة إجراءات، بما في ذلك الموافقة والرفض والإكمال والتعديل والعرض والحذف.
- عند النقر على زر "الموافقة"، سيُفتح نموذج تحتاج فيه إلى تحديد تاريخ الحل وكتابة حل المنتج موضحًا كيف تم إصلاح المشكلة. بعد النقر على الموافقة، ستتغير الحالة من "معلّق" إلى "تمت الموافقة" في صفحة القائمة، وسيُستبدل إجراء الموافقة بزر "مكتمل" في عمود الإجراء.
- انقر على زر مكتمل لتغيير الحالة إلى "مكتمل". عند النقر على زر "رفض"، ستتغير الحالة إلى "مرفوض". باستخدام "تعديل"، يمكنك تحديث بيانات مطالبتك. انقر على زر "عرض" لرؤية تفاصيل المطالبة الكاملة. استخدم زر "حذف" لإزالة بيانات المطالبة نهائيًا.