Garantie-add-on Gedetailleerde documentatie
De Garantie-add-on wordt gebruikt om productgaranties te beheren, claims bij te houden en garantie-uitbreidingen af te handelen. Het sluit aan bij de Artikel-, Factuur- en Klantmodellen. Garanties worden ingesteld op artikelniveau en kunnen worden toegevoegd tijdens het aanmaken van de factuur.
Introductie
Met de Warranty Add-On kunnen bedrijven productgaranties volgen en beheren. Gebruikers kunnen garantiegegevens instellen tijdens het maken van producten, en verkopen of retourzendingen werken de garantiegegevens automatisch bij. In het gedeelte Garanties beheren wordt de garantiestatus weergegeven en kunt u eenvoudig zoeken en filteren. Garantieclaims kunnen worden aangemaakt, verwerkt en bijgewerkt via de sectie Garantieclaims beheren, waar claims kunnen worden goedgekeurd, afgewezen of bewerkt. Deze tool vereenvoudigt het garantiebeheer en zorgt voor nauwkeurige tracking en efficiënte klantenservice.
Hoe deze module in te schakelen
Om de garantie-add-on in te stellen, kunt u deze link volgen: Add-on instellen.
Hoe gebruikt u de garantie-add-on?
Product & Dienst
- Wanneer u in de sectie Artikel beheren op de knop “Aanmaken” klikt om op dat moment een nieuw artikel toe te voegen, moet u het artikeltype in de vervolgkeuzelijst selecteren (product, onderdeel). Afhankelijk van uw selectie krijgt u het gedeelte met garantie-informatie te zien.
- In het gedeelte met garantie-informatie schakelt u eerst over naar de schakelknop “Garantie actief”. Selecteer vervolgens het Garantietype in het vervolgkeuzemenu (Dagen, Maanden, Jaren). Voer vervolgens de Garantieduur en Garantievoorwaarden in.
Verkoopfactuur
- Wanneer u een verkoopfactuur maakt en een product selecteert waarvoor garantie is ingeschakeld, en vervolgens de factuur boekt, wordt er automatisch een garantiepost aangemaakt in de sectie Garanties beheren. Als u echter een product selecteert waarvoor geen garantie is ingeschakeld en de factuur boekt, wordt er geen garantiepost aangemaakt.
- Wanneer u een verkoopretour maakt op basis van een factuur en de geretourneerde hoeveelheid wijzigt, ziet u de bijgewerkte hoeveelheid en status op de lijstpagina. Om de retourzending te bevestigen, klikt u op de knop ‘Goedkeuren’ in de kolom Actie.
- Nadat u op de knop ‘Goedkeuren’ heeft geklikt, wordt de knop ‘Retour voltooien’ zichtbaar. Wanneer u op de knop ‘Retour voltooien’ klikt, verschijnen de hoeveelheidswijzigingen die u in de verkoopretour hebt aangebracht automatisch in het gedeelte Garantie en wordt het aantal garantieclaims dienovereenkomstig bijgewerkt.
Garanties beheren
- Om een nieuwe garantie toe te voegen, klikt u op de knop 'Aanmaken' bovenaan de pagina Garanties beheren. Selecteer het product in de vervolgkeuzelijst (afkomstig van het artikel in de productbasis). Opmerking:Alleen producten met een actieve garantie verschijnen in deze lijst.
- Selecteer het magazijn uit de vervolgkeuzelijst (afkomstig uit de basis), voer de hoeveelheidsnummers in en selecteer de klantnaam uit de vervolgkeuzelijst (afkomstig van de gebruiker in de basis). Opmerking: Alleen gebruikers met een clientrol verschijnen in deze lijst. Stel de aankoopdatum in en de vervaldatum wordt automatisch weergegeven op basis van de garantieduur die u in het artikelgedeelte heeft ingesteld.
- De lijstpagina toont alle garantierecords in een tabel met deze kolommen, inclusief Garantie-ID (een klikbare link naar elk ID-nummer), Product, Klant, Duur, Aankoopdatum, Vervaldatum en Status.
- “De statuskolom toont verschillende statussen op basis van de garantievoorwaarde: standaard wordt 'Actief' weergegeven als de garantie geldig is, verandert in 'Gedeeltelijk ongeldig' wanneer de helft van de hoeveelheid wordt geretourneerd via verkoopretour, wordt bijgewerkt naar 'Ongeldig' wanneer alle hoeveelheden worden geretourneerd via verkoopretour, en wordt 'Verlopen' weergegeven wanneer de vervaldatum van de garantie is verstreken.
- Gebruik de zoekbalk om de specifieke garanties in de lijst te vinden. En pas het filter toe, selecteer een product uit de vervolgkeuzelijst (komt van het product in de basis), kies een klant uit de vervolgkeuzelijst (komt van de klant in de basis), selecteer de status uit de vervolgkeuzelijst (alle statussen, Actief, Gedeeltelijk ongeldig, Verlopen, Ongeldig). Klik op Toepassen om het filter te activeren of op Wissen om het te verwijderen.
- In de kolom Acties ziet u de knop ‘claim’ waarmee u een garantieclaim kunt indienen. Vul de vereiste gegevens in, zoals de claimdatum instellen, selecteer bankrekeninggegevens in de vervolgkeuzelijst (die uit de basis komt), voeg claimhoeveelheden toe, voeg reparatiekosten toe, bedrag in rekening gebracht door de klant, of noteer het productprobleem en de reden van de kosten.
- Wanneer u in de kolom Actie op de knop ‘Creëer Claim’ klikt, kunt u claims aanmaken op basis van de beschikbare hoeveelheid. Zodra u claims voor alle beschikbare hoeveelheden heeft aangemaakt, wordt de claimknop uit dat garantierecord verwijderd. De aangemaakte claimgegevens verschijnen automatisch in de sectie Garantieclaim beheren.
- U ziet ook de actie Bekijken om de volledige garantiegegevens te zien, de knop Bewerken om het garantierecord te wijzigen en de knop Verwijderen om die informatie permanent te verwijderen.
Garantieclaims beheren
- Op de pagina Garantieclaims beheren worden alle garantieclaimaanvragen weergegeven.
- Op de lijstpagina worden alle garantieclaims weergegeven in een tabel met kolommen, waaronder Claim (claimnummer), Product, Klant, Aantal, Status, Reparatiekosten, Klantkosten en Acties.
- Gebruik de zoekbalk om specifieke claims te vinden. Klik op de knop Filters om het filtergedeelte te openen. Selecteer Product in de vervolgkeuzelijst (afkomstig van het artikel in de productbasis), kies Klant in de vervolgkeuzelijst (komt van de klant in de basis) en selecteer Status in de vervolgkeuzelijst om te filteren op claimstatus (in behandeling, voltooid, goedgekeurd, afgewezen). Klik op Toepassen om de resultaten te filteren of op Wissen om alle filters opnieuw in te stellen.
- In de kolom Acties vindt u verschillende acties, waaronder Goedkeuren, Afwijzen, Voltooien, Bewerken, Bekijken en Verwijderen.
- Wanneer u op de knop 'Goedkeuren' klikt, wordt een formulier geopend waarin u de oplossingsdatum moet instellen en de productoplossing moet schrijven waarin wordt uitgelegd hoe het probleem is opgelost. Nadat u op Goedkeuren hebt geklikt, verandert de status op de lijstpagina van 'In behandeling' in 'Goedgekeurd' en wordt de actie Goedkeuren vervangen door een knop 'Voltooid' in de kolom Actie.
- Klik op de knop Voltooid om de status te wijzigen in ‘Voltooid’. Wanneer u op de knop “Afwijzen” klikt, verandert de status naar “Afgewezen”. Via “Bewerken” kunt u uw claimgegevens bijwerken. Klik op de knop 'Bekijken' om de volledige claimdetails te bekijken. Gebruik de knop “Verwijderen” om de claimgegevens permanent te verwijderen.