Intégration de Meeting Hub dans Mewayz
Découvrez le module complémentaire complet Meeting Hub dans Mewayz, offrant une intégration fluide et des fonctionnalités intuitives pour améliorer votre expérience de réunion.
Introduction
Le module complémentaire Meeting Hub est conçu pour simplifier l'ensemble du processus de gestion des réunions au sein de votre organisation. Il fournit un système structuré où les utilisateurs peuvent créer, planifier et suivre des réunions en toute simplicité, garantissant qu'aucune discussion ou décision importante ne soit oubliée. Avec des fonctionnalités telles que les détails de réunion, la gestion des participants, le suivi de l'ordre du jour et les mises à jour de statut, le module aide les équipes à rester organisées et concentrées. Que ce soit pour des discussions internes, des présentations clients ou des revues de projet, Meeting Hub sert d'espace centralisé pour planifier, mener et suivre les réunions efficacement. Le module complémentaire Meeting Hub permet aux administrateurs comme aux membres de l'équipe de tirer le meilleur parti du système.
Comment activer ce module
Pour configurer le module complémentaire Meeting Hub, vous pouvez suivre ce lien : Module complémentaire de configuration.
Comment utiliser l'add-on Meeting Hub ?
Gérer la liste des réunions
- Sur la page de liste des réunions, vous pouvez facilement créer des listes de réunions à l'aide du bouton de création situé en haut. Sélectionnez simplement le module dans le menu déroulant, choisissez les utilisateurs dans le menu déroulant en fonction du module sélectionné et générés depuis la page des utilisateurs, sélectionnez le type de réunion dans le menu déroulant généré par le module Type de réunion, saisissez le lieu, indiquez l'objet de la réunion, et ajoutez la description en dernier.
- Une fois la liste de réunions ajoutée, elle apparaîtra dans la liste des réunions avec des détails comme le module, l'expéditeur, l'utilisateur, le type de réunion, le sujet et le lieu. Au-delà de tous ces détails, vous verrez une colonne d'actions depuis laquelle vous pourrez consulter les comptes rendus de réunion, voir, modifier et supprimer.
- Si vous cliquez sur le bouton « comptes rendus de réunion », vous pouvez tout d'abord choisir l'utilisateur de la réunion que vous avez ajouté dans la Liste des réunions, le type de journal (Appel/SMS), sélectionner l'utilisateur, l'heure de début, l'heure de fin, la durée (générée automatiquement en fonction de la plage d'heures de début et de fin sélectionnée), le téléphone, et vous pouvez aussi appeler ce numéro à tout moment en cliquant sur le bouton « Appeler », qui apparaît lorsque le type de journal Appel est sélectionné. Si vous avez sélectionné le type de journal SMS, alors la zone Rédigez votre SMS ici et le bouton « Envoyer » apparaissent. Sélectionnez le statut du compte rendu de réunion, choisissez la priorité dans le menu déroulant, ajoutez une note, puis indiquez si la réunion est terminée ou non, et à côté de cela, vous devrez indiquer si la réunion est importante ou non.
Gérer les comptes rendus de réunion
- Les comptes rendus de réunion que vous créez sur la page de liste des réunions seront visibles sur cette page. Vous y verrez les détails tels que le module, l'utilisateur contact, le type de réunion, le type de journal, l'heure de début, l'heure de fin, la durée, la priorité, et une colonne d'action depuis laquelle vous pouvez consulter ou supprimer les comptes rendus quand vous le souhaitez.
- Lorsque vous cliquez sur le bouton Voir, plusieurs détails s'affichent. Vient d'abord la section générale, où vous pouvez voir le nombre de pièces jointes, de commentaires, de notes, de tâches, ainsi que d'autres détails comme l'objet, le module, l'utilisateur et le type.
- Vous pourrez alors voir l'heure de début, l'heure de fin, la durée, la note, la priorité, le statut, savoir si la réunion est terminée ou non, et enfin, vous verrez si elle est importante ou non.
- Vous verrez ensuite la description de la réunion. Vous pouvez ajouter ou modifier la description à tout moment. Vient ensuite la section des pièces jointes, où vous pourrez téléverser plusieurs images ainsi qu'une liste de pièces jointes accompagnées de boutons pour afficher, télécharger et supprimer.
- Vient ensuite la section des commentaires, où vous pouvez ajouter les commentaires souhaités. Une fois envoyés, les commentaires apparaissent sous la zone de saisie, et vous pouvez les supprimer à tout moment. Vient ensuite la section des notes, où vous pouvez ajouter des notes et les supprimer quand vous le souhaitez.
- Enfin, vous verrez la section des tâches où vous pouvez voir la liste des tâches, y compris les détails comme le nom de la tâche, la priorité, la date et l'heure, le statut et la colonne d'action depuis laquelle vous pouvez modifier ou supprimer les détails de la tâche. Vous pouvez également créer de nouvelles tâches à l'aide du bouton créer situé en haut de la section des tâches. Il vous suffit d'ajouter les détails comme le nom, la date, l'heure, de sélectionner la priorité dans le menu déroulant et le statut
Gérer les rapports de réunion et les types de réunion
- Sur la page Rapport de réunion, vous pouvez consulter les rapports de réunion sur une période de 30 jours. Si vous souhaitez vérifier des détails précis, saisissez une date de début et une date de fin pour filtrer les résultats et afficher uniquement les données de cette période.
- Ensuite, vous verrez la page des types de réunion d'où vous pouvez créer de nouveaux types de réunion. Cliquez simplement sur le bouton Créer en haut, ajoutez le type de réunion, après quoi son entrée sera créée sur la page de liste, comprenant le nom et une colonne Action d'où vous pouvez modifier et supprimer le type de réunion à tout moment.
Note :
- Vous ne pourrez envoyer des SMS que si le module complémentaire Twilio est activé sur votre plateforme.
- Voici une liste de quelques modules complémentaires que nous pouvons facilement connecter au module complémentaire Meeting Hub.
Comptabilité
- Client
- Fournisseur
CRM
- Lead
HRM
- Employé
Gestion d'école et d'établissement
- Parent
Gestion des affaires juridiques
- Promoteur
Gestion agricole
- Utilisateur agricole
Gestion immobilière
- Locataires
Gestion hospitalière
- Médecin