دمج مركز الاجتماع في Mewayz
اكتشف الوظيفة الإضافية الشاملة لمركز الاجتماعات في Mewayz، والتي توفر تكاملًا سلسًا وميزات بديهية لتحسين تجربة الاجتماع الخاصة بك.
مقدمة
تم تصميم إضافة Meeting Hub لتبسيط عملية إدارة الاجتماعات بأكملها داخل مؤسستك. فهي توفر نظاماً منظماً يتيح للمستخدمين إنشاء الاجتماعات وجدولتها وتتبعها بسهولة، مما يضمن عدم تفويت أي نقاش أو قرار مهم. مع ميزات مثل تفاصيل الاجتماع، وإدارة المشاركين، وتتبع جدول الأعمال، وتحديثات الحالة، تساعد الإضافة الفرق على البقاء منظمة ومركّزة. سواء للنقاشات الداخلية، أو عروض العملاء، أو مراجعات المشاريع، يعمل Meeting Hub كمساحة مركزية لتخطيط الاجتماعات وإجرائها ومراقبتها بكفاءة. تسهّل إضافة Meeting Hub على المسؤولين وأعضاء الفريق على حد سواء تحقيق أقصى استفادة من النظام.
كيفية تمكين هذه الوحدة
لإعداد إضافة Meeting Hub، يمكنك اتباع هذا الرابط: إضافة الإعداد.
كيفية استخدام إضافة Meeting Hub؟
إدارة قائمة الاجتماعات
- في صفحة قائمة الاجتماعات، يمكنك بسهولة إنشاء قوائم الاجتماعات بمساعدة زر الإنشاء الموجود في الأعلى. ما عليك سوى تحديد الوحدة من القائمة المنسدلة، وتحديد المستخدمين من القائمة المنسدلة بناءً على الوحدة المحددة والتي تم إنشاؤها من صفحة المستخدمين، وتحديد نوع الاجتماع من القائمة المنسدلة التي تم إنشاؤها من وحدة نوع الاجتماع، وإدخال الموقع، وإدخال موضوع الاجتماع، وإضافة الوصف أخيرًا.
- بمجرد إضافة قائمة الاجتماعات، ستُدرج في قائمة الاجتماعات، بما في ذلك التفاصيل مثل الوحدة، والمُرسِل، والمستخدم، ونوع الاجتماع، والموضوع، والموقع. إلى جانب كل التفاصيل، سترى عمود إجراء يمكنك منه رؤية محاضر الاجتماع وأزرار العرض والتعديل والحذف.
- إذا نقرت على زر “محضر الاجتماع”، يمكنك أولًا اختيار مستخدم الاجتماع الذي أضفته في قائمة الاجتماعات، ونوع السجل (مكالمة/رسالة نصية)، واختيار المستخدم، ووقت البدء، ووقت الانتهاء، والمدة (تُنشأ تلقائيًا بناءً على نطاق وقت البدء والانتهاء المحدد)، والهاتف، ويمكنك أيضًا الاتصال بذلك الرقم الهاتفي وقتما تشاء بالنقر على زر “اتصال”، الذي يظهر عند تحديد نوع السجل مكالمة. إذا اخترت نوع السجل رسالة نصية، فسيظهر “اكتب رسالتك النصية هنا” وزر “إرسال”. اختر حالة محضر الاجتماع، واختر الأولوية من القائمة المنسدلة، وملاحظة، ثم عليك تحديد ما إذا كان الاجتماع مكتملًا أم لا، وبجانب ذلك ستحتاج إلى تحديد ما إذا كان الاجتماع مهمًا أم لا.
إدارة محاضر الاجتماعات
- ستظهر محاضر الاجتماعات التي تنشئها في صفحة قائمة الاجتماعات على هذه الصفحة. هنا سترى تفاصيل مثل الوحدة، وجهة الاتصال، ونوع الاجتماع، ونوع السجل، ووقت البدء، ووقت الانتهاء، والمدة، والأولوية، وعمود إجراءات يمكنك من خلاله عرض محاضر الاجتماعات أو حذفها متى شئت.
- عند النقر على زر العرض، سترى عدة تفاصيل هناك. يأتي أولًا القسم العام، حيث يمكنك رؤية عدد المرفقات، وعدد التعليقات، وعدد الملاحظات، وعدد المهام، وتفاصيل أخرى مثل الموضوع والوحدة والمستخدم والنوع.
- ثم سترى وقت البدء، ووقت الانتهاء، والمدة، والملاحظة، والأولوية، والحالة، وستعرف ما إذا كان الاجتماع مكتملاً أم لا، وأخيرًا، سترى ما إذا كان مهمًا أم لا.
- ثم سترى وصف الاجتماع. يمكنك إضافة أو تعديل الوصف متى شئت. ثم يأتي قسم المرفقات، حيث سترفع صوراً متعددة وقائمة بالمرفقات مع أزرار العرض والتنزيل والحذف.
- يأتي بعد ذلك قسم التعليقات، حيث يمكنك إضافة التعليقات التي تريد إضافتها. بمجرد إرسال التعليقات، ستظهر أسفل مربع التعليق، ويمكنك حذف التعليق وقتما تشاء. بعد ذلك يأتي قسم الملاحظات، حيث يمكنك إضافة الملاحظات وحذفها وقتما تشاء.
- أخيرًا، سترى قسم المهام حيث يمكنك رؤية قائمة المهام، بما في ذلك التفاصيل مثل اسم المهمة، الأولوية، التاريخ والوقت، الحالة، وعمود الإجراء الذي يمكنك منه تعديل أو حذف تفاصيل المهمة. يمكنك أيضًا إنشاء مهام جديدة بمساعدة زر الإنشاء الموجود أعلى قسم المهام. ما عليك سوى إضافة التفاصيل مثل الاسم، التاريخ، الوقت، اختيار الأولوية من القائمة المنسدلة، والحالة
إدارة تقارير الاجتماعات وأنواع الاجتماعات
- في صفحة تقرير الاجتماع، يمكنك رؤية تقارير الاجتماعات لفترة 30 يومًا. إذا أردت التحقق من تفاصيل محددة، أدخل تاريخ بداية وتاريخ نهاية لتصفية النتائج وعرض البيانات لتلك الفترة الزمنية فقط.
- بعد ذلك، سترى صفحة نوع الاجتماع التي يمكنك من خلالها إنشاء أنواع اجتماعات جديدة. ما عليك سوى النقر على زر الإنشاء الموجود في الأعلى، وإضافة نوع الاجتماع، وبعدها سيُسجَّل في صفحة القائمة، بما في ذلك الاسم، وعمود إجراء يمكنك منه تعديل وحذف نوع الاجتماع متى شئت.
ملاحظة:
- لن تتمكن من إرسال الرسائل النصية القصيرة إلا إذا كانت إضافة Twilio مفعّلة على منصتك.
- إليك قائمة ببعض الإضافات التي يمكننا الاتصال بها بسهولة عبر إضافة مركز الاجتماعات.
المحاسبة
- العميل
- المورّد
إدارة علاقات العملاء
- عميل محتمل
إدارة الموارد البشرية
- موظف
إدارة المدرسة والمعهد
- الأصل
إدارة القضايا القانونية
- مناصر
إدارة الزراعة
- مستخدم زراعي
إدارة العقارات
- المستأجرون
إدارة المستشفيات
- طبيب