L'avant — le planning et la boutique étaient des inconnus l'un pour l'autre.
Les membres de Halcyon passent d'un site à l'autre, achètent des tapis et des produits dérivés en sortant, et s'attendent à ce que leur abonnement fonctionne tout simplement. Les outils ne coopéraient pas. « Mindbody connaissait les cours. Shopify connaissait le rayon de détail. Ni l'un ni l'autre ne connaissait l'autre », explique Maya Lindqvist, fondatrice. « Un membre achetait un forfait de cours et une gourde d'un même élan, et ces deux faits vivaient dans deux systèmes qui ne se parlaient jamais. »
L'inventaire était le pire de tout. Les comptages en boutique dérivaient parce que les ventes se faisaient sur une caisse qui ignorait l'existence du stock du studio, et rapprocher quatre points de vente était une corvée hebdomadaire que personne ne voulait faire.
$820/mois réparties sur cinq outils. Hebdomadaire rapprochement des stocks sur quatre studios. Deux fiches de membre par personne — historique des cours et historique des achats, jamais reliés.
Le changement — hors pointe, studio par studio.
Halcyon a migré pendant la plage calme de fin de matinée, un studio à la fois, afin qu'aucune réservation de cours ne soit jamais menacée. Les abonnements et l'historique des cours ont été importés en premier ; le catalogue de vente au détail et la paie ont suivi dans la semaine.
« Dès le deuxième studio, le personnel de l'accueil se l'enseignait mutuellement », raconte Lindqvist. « On dirait le planning qu'ils connaissaient déjà, sauf que désormais la boutique en fait partie. »
Ce qui a été remplacé
| Ancien outil | Remplacé par le module Mewayz | Économie mensuelle |
|---|---|---|
| Mindbody | Réservations et abonnements | $330 |
| Shopify POS | POS & Stocks | $170 |
| Gusto | RH & Paie | $160 |
| Marketing e-mail | Marketing par e-mail | $90 |
| Module Avis / SMS | Communications | $70 |
| Total de l'ancienne pile | Mewayz Business | économisez $820/mois |
Le déblocage — un membre, pleinement connu.
Avec les cours, les abonnements et la vente au détail sur une seule fiche, Halcyon voit enfin le membre dans son ensemble :
- L'historique des cours et l'historique des achats figurent sur un seul profil, dans chaque studio
- Les stocks de la boutique se mettent à jour au moment de la vente — pas de réconciliation hebdomadaire
- Les adhésions, les frais d'annulation tardive et les produits dérivés se règlent tous sur le même registre
- La paie récupère automatiquement les heures des instructeurs depuis le planning des cours
Comme les achats et la fréquentation partagent un même profil, Halcyon peut enfin faire l'évidence : proposer le tapis au membre qui suit des cours de hot yoga mais n'en a jamais acheté. Le segment se construit de lui-même à partir de données qui vivaient autrefois dans deux systèmes distincts.
La nouvelle norme — le bureau d'assistance fonctionne tout seul.
« Avant, les nouvelles recrues à l'accueil avaient besoin d'une semaine sur deux systèmes », explique Lindqvist. « Maintenant, c'est une après-midi sur un seul. Le planning, la boutique, les abonnements — tout est sur le même écran. Nos responsables ont retrouvé leurs soirées. »