El antes: la agenda y el taller eran desconocidos.
Los miembros de Halcyon se mueven entre locales, compran esterillas y mercancía al salir, y esperan que su membresía simplemente funcione. Las herramientas no cooperaban. "Mindbody sabía de las clases. Shopify sabía del muro de venta minorista. Ninguno sabía del otro", dice Maya Lindqvist, fundadora. «Un socio compraba un bono de clases y una botella de agua en la misma frase, y esos dos datos vivían en dos sistemas que nunca se hablaban.»
El inventario era lo peor. Los recuentos de la tienda se desviaban porque las ventas ocurrían en un TPV que ignoraba que existía el stock del estudio, y cuadrar cuatro sedes era una tarea semanal que nadie quería.
$820/mes repartido en cinco herramientas. Semanal conciliación de inventario en cuatro estudios. Dos registros de miembro per person — class history and purchase history, never joined.
The switch — fuera de horas pico, estudio por estudio.
Halcyon migró durante la franja tranquila de media mañana, un estudio a la vez, de modo que nunca se puso en riesgo ninguna reserva de clase. Primero se importaron las membresías y el historial de clases; el catálogo de tienda y la nómina llegaron en el plazo de una semana.
"Para el segundo estudio, el personal de recepción se lo enseñaba entre sí", dice Lindqvist. "Se parece al calendario que ya conocían, solo que ahora la tienda forma parte de él."
Qué se reemplazó
| Herramienta antigua | Reemplazado por el módulo Mewayz | Monthly saving |
|---|---|---|
| Mindbody | Bookings & Memberships | $330 |
| Shopify POS | TPV e inventario | $170 |
| Gusto | RR. HH. y nóminas | $160 |
| Marketing por correo electrónico | Marketing por correo electrónico | $90 |
| Complemento de reseñas / SMS | Comunicaciones | $70 |
| Total del stack anterior | Mewayz Business | ahorra $820/mes |
El desbloqueo — un miembro, totalmente conocido.
Con las clases, las membresías y la venta minorista en un solo registro, Halcyon por fin ve al miembro completo:
- El historial de clases y el de compras viven en un solo perfil, en cada estudio
- El inventario de la tienda se actualiza en el momento de la venta, sin conciliaciones semanales
- Las membresías, las tarifas por cancelación tardía y la mercancía se liquidan en el mismo libro contable
- Nómina lee automáticamente las horas del instructor desde el horario de clases
Como las compras y la asistencia comparten un perfil, Halcyon por fin puede hacer lo evidente: ofrecer la esterilla al socio que asiste a clases de hot yoga pero nunca ha comprado una. El segmento se construye solo a partir de datos que antes vivían en dos sistemas.
La nueva normalidad: la recepción funciona sola.
"Antes, las nuevas incorporaciones de recepción necesitaban una semana en dos sistemas," dice Lindqvist. "Ahora es una tarde en uno solo. El calendario, la tienda, las membresías: todo está en la misma pantalla. Nuestros encargados recuperaron sus noches."