Nie wiesz, ile wydajesz na oprogramowanie. Nie wstydź się – prawie nikt tego nie robi. Subskrypcje obejmują jedną rejestrację na raz, pobieraną od osoby, która akurat była zarejestrowaną kartą kredytową, a następnie zapominaną do czasu odnowienia.
Dobra wiadomość: prawdziwy audyt trwa cztery godziny, a średni zespół stwierdza 30–40% ich wydatków na SaaS można zabić. Często w porze lunchu. Oto podręcznik.
Godzina 1: Pociągnięcie.
Otwórz wyciąg z karty kredytowej swojej firmy za ostatnie 3 miesiące. Filtruj opłaty cykliczne. Szukasz wszystkiego w przedziale $20–500/miesiąc, które trafia co miesiąc lub co rok.
Utwórz arkusz kalkulacyjny z pięcioma kolumnami: Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened.
Nie próbuj pamiętać. Spójrz na oświadczenie. Znajdziesz subskrypcje, o których istnieniu zapomniałeś. Większość zespołów znajduje 4–6 subskrypcji zombie tylko na tym etapie. Anuluj je już dziś, a za audyt już zapłaciłeś.
Godzina 2: Kontrola użycia.
Dla każdego pozostałego narzędzia otwórz panel administracyjny. Znajdź „aktywni użytkownicy z ostatnich 30 dni” lub odpowiednik. Porównaj z liczbą miejsc.
Szukasz dwóch rzeczy:
- Nieaktywne siedzenia. Jeśli masz 12 miejsc, ale 7 aktywnych użytkowników, masz 5 miejsc, za które płacisz i których nikt nie dotyka. Większość dostawców umożliwia zmniejszenie liczby stanowisk w następnym cyklu rozliczeniowym.
- Nakładające się narzędzia. Jeśli dwa narzędzia wykonują w 70% tę samą pracę (Notion + Confluence, Asana + Monday, Mailchimp + ConvertKit), jedno z nich musi umrzeć. Zorganizuj 10-minutowe spotkanie; wybierz który.
Godzina 3: Przegląd kategorii.
Pogrupuj pozostałe narzędzia według kategorii. CRM. HR. Księgowość. Projektowanie. Pomoc techniczna. Marketing.
W każdej kategorii zadaj trzy pytania:
- Ile płacimy? Dodaj to.
- Z jakiego % funkcji korzystamy? Otwórz produkt, przewiń pasek boczny i policz, ile sekcji wykorzystałeś w ciągu ostatnich 30 dni w porównaniu do sumy.
- Jaki byłby koszt zastąpienia tego „wystarczająco dobrą” alternatywą? Przyjrzyj się produktom niższego poziomu lub konkurencyjnym w tej samej kategorii.
Szczera odpowiedź w 70% przypadków brzmi: używasz narzędzia za $90/miesiąc, które robi to samo, co narzędzie za $20/miesiąc, ponieważ ktoś je skonfigurował, gdy miałeś inne potrzeby.
Godzina 4: Gra konsolidacyjna.
Teraz większe pytanie: dla ilu oddzielnych kategorii potrzebujesz osobnych narzędzi?
Większość 10-osobowych zespołów odkrywa, że 6–9 z 12 narzędzi SaaS to kategorie, które może zastąpić jedna platforma typu „wszystko w jednym”. CRM, HR, księgowość, projekty, wsparcie, marketing, rezerwacje, umowy – to wszystko kategorie, które obecnie dobrze się ze sobą łączą.
Nie musisz już dziś decydować się na konsolidację. Po prostu wykonaj obliczenia:
- Jaki jest łączny miesięczny rachunek dla kategorii możliwych do konsolidacji?
- Jaki byłby koszt rozwiązania wielofunkcyjnego (Mewayz $149, Zoho $35 na użytkownika, Odoo jest różne)?
- Jaki jest – szczerze mówiąc – koszt migracji kategorii, które chcesz zmienić?
W naszych audytach klientów, którzy przeszli na Mewayz, mediana miesięcznych oszczędności wyniosła $680. Średni czas migracji wyniósł 11 dni — zwykle jeden weekend skupionego wysiłku. Zwrot w ciągu miesiąca.
Co znajdziesz.
Trzy wzorce, które widzimy podczas niemal każdego audytu:
- Zombie (5–15% wydatków). Subskrypcje dla osób, które opuściły subskrypcję, produkty, z których przestałeś korzystać, wersje próbne, które uległy konwersji. Darmowe pieniądze do odzyskania.
- Ponadpoziom (10–25% wydatków). Jesteś w wersji Pro, gdy Starter obejmuje to, czego faktycznie używasz. Sprzedawca nigdy Ci tego nie powie.
- Nadmierna fragmentacja (20–40% wydatków). Ten duży. Płacisz detalicznie za 8 narzędzi, aby pokryć to, co może zrobić jedna platforma za 1/6 ceny.
Nawet jeśli nie konsolidujesz do rozwiązania typu „wszystko w jednym”, zwykle znajdują się same dwa pierwsze wzorce $300–600 miesięcznie wydatków podlegających zwrotowi w 10-osobowym zespole. To $4K–7 tys. rocznie, które można przekierować do niemal wszystkiego, co jest ważniejsze niż dostawcy oprogramowania.
Kontynuacja.
Wykonuj taki audyt raz na kwartał. Kalendarzuj to. Przyrost subskrypcji następuje automatycznie — Twój audyt musi taki być.
Możesz też uruchomić go raz, przejść na urządzenie wielofunkcyjne i nigdy więcej nie musieć tego robić. (Słuchaj, musieliśmy kiedyś o nas wspomnieć.)