ソフトウェアに何にお金をかけているかわかりません。恥ずかしがる必要はありません。恥ずかしいと思う人はほとんどいません。サブスクリプションは一度に 1 つのサインアップごとに増加し、たまたま登録されているクレジット カードに請求された後、更新されるまで忘れられます。
良いニュース: 実際の監査には 4 時間かかりますが、中央値のチームは次のことを発見しました。 SaaS 支出の 30 ～ 40% は潰せる可能性があります。 ランチタイムまでにあることが多いです。これがプレイブックです。
1時間目: 引きです。
過去 3 か月分の会社のクレジット カード明細を開きます。定期的な料金をフィルターします。 $20–500/月の範囲で毎月または毎年ヒットするすべてのものを探しています。
5 つの列を含むスプレッドシートを作成します。 Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened。
思い出そうとしないでください。声明を見てください。存在を忘れていたサブスクリプションが見つかります。ほとんどのチームは、このステップだけで 4 ～ 6 個のゾンビ サブスクリプションを見つけます。今すぐキャンセルすれば、監査費用はすでに支払われています。
2時間目: 使用状況のチェックです。
残りの各ツールについて、管理パネルを開きます。 「過去 30 日間のアクティブ ユーザー」または同等のものを見つけます。座席数と比較してください。
探しているものは次の 2 つです。
- 非アクティブな座席。 12 シートがあり、アクティブ ユーザーが 7 人いる場合、誰も触れずに料金を支払っているシートが 5 つあります。ほとんどのベンダーでは、次の請求サイクルでシート数を減らすことができます。
- 重複するツール。 2 つのツールが 70% 同じ仕事をしている場合 (Notion + Confluence、Asana + Monday、Mailchimp + ConvertKit)、そのうちの 1 つを停止する必要があります。 10分間の会議を開催します。どれを選んでください。
3時間目: カテゴリーのレビューです。
残りのツールをカテゴリ別にグループ化します。 CRM。人事部。会計。プロジェクト。ヘルプデスク。マーケティング。
各カテゴリで、次の 3 つの質問をしてください。
- 私たちはいくら払っていますか？ 追加してください。
- 機能の何パーセントを使用していますか? 製品を開いてサイドバーをスクロールし、過去 30 日間に使用したセクションの数と合計を数えてください。
- これを「十分な」代替品に置き換えるとどれくらいの費用がかかりますか? 同じカテゴリの下位製品または競合製品を見てください。
70% のケースにおける正直な答えは、「あなたは、$20/月のツールと同じ機能を$90/月のツールを使用しているのです。なぜなら、別のニーズがあったときに誰かがそれを設定したからです。」です。
4時間目: 統合プレー。
ここでさらに大きな疑問が生じます。 実際に個別のツールが必要な個別のカテゴリはいくつありますか?
10 人チームのほとんどは、12 個の SaaS ツールのうち 6 ～ 9 個が 1 つのオールインワン プラットフォームで置き換えられるカテゴリであることに気付きます。 CRM、人事、会計、プロジェクト、サポート、マーケティング、予約、契約 - これらはすべて、現在では適切にまとめられたカテゴリです。
今すぐ統合に取り組む必要はありません。計算してみましょう:
- 統合可能なカテゴリ全体の月額請求額はいくらですか?
- オールインワンの費用はいくらですか (Mewayz $149, Zoho $35 - ユーザーごと、Odoo は異なります)?
- 正直に言って、切り替えるカテゴリの移行コストはいくらですか?
Mewayz に切り替えた顧客の監査では、月々の節約額の中央値は $680。移行時間の中央値は次のとおりです。 11日間 — 通常は 1 週間の集中的な取り組みです。 1か月以内に返済可能。
何が見つかるでしょう。
ほぼすべての監査で見られる 3 つのパターン:
- ゾンビ (支出の 5 ～ 15%)。 離脱した人のサブスクリプション、使用を中止した製品、コンバージョンに至ったトライアル。無料で回復できるお金。
- 超過階層 (支出の 10 ～ 25%)。 Starter が実際に使用するものをカバーするとき、あなたは Pro を使用しています。販売者は決して教えてくれません。
- 過剰な断片化 (支出の 20 ～ 40%)。 大きいもの。 1 つのプラットフォームで実行できる機能を 1/6 の価格でカバーするために、8 つのツールにわたる小売価格を支払うことになります。
オールインワンに統合しなくても、最初の 2 つのパターンだけで通常は見つかります。 $300–600/月の回収可能な支出 10人のチームで。これは、ソフトウェア ベンダーよりも重要なほとんどすべてのものにリダイレクトできる年間 $4K ～ 7K です。
続報です。
この監査は四半期に 1 回実行してください。カレンダーにしましょう。サブスクリプションの追加は自動的に行われます。監査が必要です。
または、一度実行すれば、オールインワンに切り替えると、二度と実行する必要がなくなります。 （ほら、私たちのことについて一度言及する必要がありました。）