Você não sabe quanto está gastando em software. Não tenha vergonha – quase ninguém fica. As assinaturas acumulam uma inscrição por vez, cobradas de quem é o cartão de crédito registrado e depois esquecidas até a renovação.
A boa notícia: uma auditoria real leva quatro horas e a equipe mediana descobre 30–40% de seus gastos com SaaS podem ser eliminados. Muitas vezes na hora do almoço. Aqui está o manual.
Hora 1: A atração.
Abra o extrato do cartão de crédito da sua empresa dos últimos 3 meses. Filtre por cobranças recorrentes. Você está procurando tudo na faixa de $20–500/mês que atinge mensalmente ou anualmente.
Faça uma planilha com cinco colunas: Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened.
Não tente lembrar. Veja a declaração. Você encontrará assinaturas que você esqueceu que existiam. A maioria das equipes encontra de 4 a 6 assinaturas de zumbis somente nesta etapa. Cancele-os hoje e você já pagou pela auditoria.
Hora 2: A verificação de uso.
Para cada ferramenta restante, abra o painel de administração. Encontre “usuários ativos nos últimos 30 dias” ou equivalente. Compare com a contagem de assentos.
Você está procurando duas coisas:
- Assentos inativos. Se você tem 12 licenças, mas 7 usuários ativos, você tem 5 licenças pelas quais está pagando e que ninguém toca. A maioria dos fornecedores permite reduzir o número de licenças no próximo ciclo de faturamento.
- Ferramentas sobrepostas. Se duas ferramentas estão fazendo 70% do mesmo trabalho (Notion + Confluence, Asana + Monday, Mailchimp + ConvertKit), uma delas tem que morrer. Faça uma reunião de 10 minutos; escolha qual.
Hora 3: A revisão da categoria.
Agrupe as ferramentas restantes por categoria. CRM. RH. Contabilidade. Projetos. Central de atendimento. Marketing.
Em cada categoria, faça três perguntas:
- Quanto estamos pagando? Adicione tudo.
- Qual% de recursos estamos usando? Abra o produto, role a barra lateral, conte quantas seções você usou nos últimos 30 dias em relação ao total.
- Quanto custaria substituir isto por uma alternativa “suficientemente boa”? Observe os produtos de nível inferior ou concorrentes na mesma categoria.
A resposta honesta em 70% dos casos é: você está usando uma ferramenta de $90/mês que faz o que uma ferramenta de $20/mês também faz, porque alguém a configurou quando você tinha necessidades diferentes.
Hora 4: A peça de consolidação.
Agora a questão maior: para quantas categorias separadas você realmente precisa de ferramentas separadas?
A maioria das equipes de 10 pessoas descobre que 6 a 9 de suas 12 ferramentas SaaS são categorias que uma plataforma multifuncional pode substituir. CRM, RH, contabilidade, projetos, suporte, marketing, reservas, contratos – todas essas são categorias que se agrupam razoavelmente bem agora.
Você não precisa se comprometer com a consolidação hoje. Basta fazer as contas:
- Qual é a fatura mensal combinada nas categorias consolidáveis?
- Qual seria o custo do multifuncional (Mewayz $149, Zoho $35 por usuário, Odoo varia)?
- Qual é o custo da migração – realmente, honestamente – para as categorias que você mudaria?
Nas nossas auditorias de clientes que mudaram para Mewayz, a poupança mensal média foi $680. O tempo médio de migração foi 11 dias – geralmente um fim de semana de esforço concentrado. Retorno em menos de um mês.
O que você encontrará.
Três padrões que vemos em quase todas as auditorias:
- Zumbis (5–15% dos gastos). Assinaturas de pessoas que saíram, produtos que você parou de usar, avaliações que converteram. Dinheiro grátis para recuperar.
- Acima do nível (10–25% dos gastos). Você está no Pro quando o Starter cobre o que você realmente usa. O fornecedor nunca lhe dirá.
- Fragmentação excessiva (20–40% dos gastos). O grande. Você está pagando no varejo por 8 ferramentas para cobrir o que uma plataforma poderia fazer por 1/6 do preço.
Mesmo que você não consolide em um multifuncional, os dois primeiros padrões sozinhos geralmente encontram $300–600/mês de gastos recuperáveis em uma equipe de 10 pessoas. Isso representa $4K–7K/ano que você pode redirecionar para quase tudo que seja mais importante do que fornecedores de software.
O acompanhamento.
Faça esta auditoria uma vez por trimestre. Calendário. O acréscimo de assinatura é automático – sua auditoria precisa ser.
Ou execute-o uma vez, mude para um multifuncional e nunca mais precise fazer isso. (Olha, tivemos que nos mencionar uma vez.)