Du ved ikke, hvad du bruger på software. Bliv ikke flov - næsten ingen gør det. Abonnementer opbygger én tilmelding ad gangen, debiteres den, der tilfældigvis var det registrerede kreditkort, og glemmes derefter indtil fornyelse.
Den gode nyhed: en rigtig revision tager fire timer, og medianholdet finder 30-40 % af deres SaaS-udgifter kan dræbes. Ofte ved frokosttid. Her er spillebogen.
Time 1: Trækket.
Åbn dit firmas kreditkortudtog for de sidste 3 måneder. Filter for tilbagevendende afgifter. Du leder efter alt i intervallet $20–500/måned, der rammer månedligt eller årligt.
Lav et regneark med fem kolonner: Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened.
Forsøg ikke at huske. Se på udsagnet. Du vil finde abonnementer, du glemte eksisterede. De fleste hold finder 4-6 zombie-abonnementer alene i dette trin. Annuller dem i dag, og du har allerede betalt for revisionen.
Time 2: Brugskontrollen.
For hvert resterende værktøj skal du åbne administrationspanelet. Find "aktive brugere sidste 30 dage" eller tilsvarende. Sammenlign med antal pladser.
Du leder efter to ting:
- Inaktive sæder. Hvis du har 12 pladser, men 7 aktive brugere, har du 5 pladser, du betaler for, som ingen rører ved. De fleste leverandører lader dig reducere antallet af pladser ved næste faktureringscyklus.
- Overlappende værktøjer. Hvis to værktøjer udfører 70 % det samme job (Notion + Confluence, Asana + Monday, Mailchimp + ConvertKit), skal et af dem dø. Hold et 10-minutters møde; vælg hvilken.
Time 3: Kategorigennemgangen.
Gruppér de resterende værktøjer efter kategori. CRM. HR. Regnskab. Projekter. Helpdesk. Markedsføring.
Stil tre spørgsmål i hver kategori:
- Hvor meget betaler vi? Tilføj det.
- Hvor mange % af funktioner bruger vi? Åbn produktet, rul i sidebjælken, tæl hvor mange sektioner du har brugt i de sidste 30 dage i forhold til alt.
- Hvad ville det koste at erstatte dette med et "godt nok" alternativ? Se på de lavere lag eller konkurrerende produkter i samme kategori.
Det ærlige svar i 70 % af tilfældene er: du bruger et $90/måned-værktøj, der gør, hvad et $20/måned-værktøj også gør, fordi nogen satte det op, når du havde andre behov.
Time 4: Konsolideringsspillet.
Nu er det større spørgsmål: hvor mange separate kategorier har du egentlig brug for separate værktøjer til?
De fleste teams på 10 personer opdager, at 6-9 af deres 12 SaaS-værktøjer er kategorier, som én alt-i-en platform kan erstatte. CRM, HR, regnskab, projekter, support, marketing, bookinger, kontrakter - det er alle kategorier, der samler sig rimeligt nu.
Du behøver ikke forpligte dig til konsolidering i dag. Bare lav regnestykket:
- Hvad er den samlede månedlige regning på tværs af kategorierne, der kan konsolideres?
- Hvad ville alt-i-en koste (Mewayz $149, Zoho $35-per-bruger, Odoo varierer)?
- Hvad er migreringsomkostningerne - helt ærligt - for de kategorier, du ville skifte?
I vores revisioner af kunder, der skiftede til Mewayz, var den gennemsnitlige månedlige besparelse $680. Den gennemsnitlige migrationstid var 11 dage — normalt en weekend med fokuseret indsats. Tilbagebetaling under en måned.
Hvad du finder.
Tre mønstre, vi ser i næsten hver revision:
- Zombier (5-15 % af forbruget). Abonnementer for personer, der forlod, produkter, du holdt op med at bruge, prøveperioder, der konverterede. Gratis penge til at inddrive.
- Over-tier (10-25 % af forbruget). Du er på Pro, når Starter dækker det, du rent faktisk bruger. Sælgeren vil aldrig fortælle dig.
- Overfragmentering (20-40 % af udgifterne). Den store. Du betaler detailhandel på tværs af 8 værktøjer for at dække, hvad en platform kunne gøre til 1/6 af prisen.
Selvom du ikke konsoliderer til en alt-i-en, finder de to første mønstre normalt alene $300–600/måned af geninddrivelige udgifter på et 10 mands hold. Det er $4K–7K/år, du kan omdirigere til næsten alt, der betyder mere end softwareleverandører.
Opfølgningen.
Udfør denne revision en gang i kvartalet. Kalender det. Abonnementopbygningen er automatisk - din revision skal være det.
Eller kør den én gang, skift til en alt-i-en, og behøver aldrig at gøre det igen. (Se, vi var nødt til at nævne os en gang.)