Yazılıma ne harcadığınızı bilmiyorsunuz. Utanmayın; neredeyse hiç kimse utanmıyor. Abonelikler her seferinde bir kayıt oluşturur, kayıtlı kredi kartının sahibinden ücret alınır ve yenilenene kadar unutulur.
İyi haber: Gerçek bir denetim dört saat sürer ve ortalama ekip şunu bulur: SaaS harcamalarının %30-40'ı kesilebilir. Çoğu zaman öğle yemeğine kadar. İşte taktik kitabı.
1. Saat: Çekme.
Şirketinizin son 3 aya ait kredi kartı ekstresini açın. Yinelenen ödemeler için filtre. Aylık veya yıllık olarak isabet eden $20–500/ay aralığındaki her şeyi arıyorsunuz.
Beş sütunlu bir e-tablo oluşturun: Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened.
Hatırlamaya çalışmayın. Açıklamaya bakın. Varlığını unuttuğunuz abonelikleri bulacaksınız. Çoğu ekip yalnızca bu adımda 4-6 zombi aboneliği bulur. Bugün bunları iptal ederseniz denetimin parasını zaten ödemiş olursunuz.
2. Saat: Kullanım kontrolü.
Kalan her araç için yönetici panelini açın. "Son 30 gündeki aktif kullanıcılar" veya eşdeğerini bulun. Koltuk sayısıyla karşılaştırın.
İki şey arıyorsunuz:
- Etkin olmayan koltuklar. 12 koltuğunuz ancak 7 aktif kullanıcınız varsa, kimsenin dokunmadığı, parasını ödediğiniz 5 koltuğunuz var. Çoğu satıcı, bir sonraki faturalandırma döngüsünde lisans sayısını azaltmanıza izin verir.
- Üst üste binen araçlar. İki araç %70 aynı işi yapıyorsa (Notion + Confluence, Asana + Monday, Mailchimp + ConvertKit), bunlardan birinin ölmesi gerekir. 10 dakikalık bir toplantı yapın; hangisini seç.
3. Saat: Kategori incelemesi.
Kalan araçları kategoriye göre gruplandırın. CRM. HR. Muhasebe. Projeler. Yardım masası. Pazarlama.
Her kategoride üç soru sorun:
- Ne kadar ödüyoruz? Ekle.
- Özelliklerin yüzde kaçını kullanıyoruz? Ürünü açın, kenar çubuğunu kaydırın, son 30 gün içinde toplamda kaç bölüm kullandığınızı sayın.
- Bunu "yeterince iyi" bir alternatifle değiştirmenin maliyeti nedir? Aynı kategorideki daha düşük seviyeli veya rakip ürünlere bakın.
Vakaların %70'inde dürüst cevap şudur: Ayda $20'lik bir aracın yaptığı şeyi yapan, ayda $90'lık bir araç kullanıyorsunuz, çünkü biri bunu sizin farklı ihtiyaçlarınız olduğunda ayarlamış.
4. Saat: Konsolidasyon oyunu.
Şimdi daha büyük soru: gerçekte kaç ayrı kategori için ayrı araçlara ihtiyacınız var?
10 kişilik ekiplerin çoğu, 12 SaaS aracından 6-9'unun hepsi bir arada platformun yerini alabileceği kategoriler olduğunu keşfeder. CRM, İK, muhasebe, projeler, destek, pazarlama, rezervasyonlar, sözleşmeler; bunların hepsi artık oldukça iyi bir şekilde bir araya getirilen kategorilerdir.
Bugün konsolidasyon taahhüdünde bulunmanıza gerek yok. Sadece matematik yapın:
- Birleştirilebilen kategorilerdeki birleşik aylık fatura nedir?
- Hepsi bir arada ürünün maliyeti ne olur (Mewayz $149, Zoho $35-kullanıcı başına, Odoo değişiklik gösterir)?
- Gerçekten, dürüst olmak gerekirse, geçiş yapacağınız kategoriler için geçiş maliyeti nedir?
Mewayz'ye geçiş yapan müşterilerimiz üzerinde yaptığımız denetimlerde, ortalama aylık tasarruf şu şekilde oldu: $680. Ortalama göç süresi 11 gün - genellikle bir hafta sonu odaklanmış çaba. Bir aydan kısa sürede geri ödeme.
Ne bulacaksınız?
Neredeyse her denetimde gördüğümüz üç model:
- Zombiler (harcamanın %5-15'i). Ayrılan kişilerin abonelikleri, kullanmayı bıraktığınız ürünler, dönüştürülen denemeler. Kurtarmak için bedava para.
- Katman üstü (harcamanın %10-25'i). Starter gerçekte kullandığınız şeyleri kapsadığında Pro'dasınız. Satıcı size asla söylemeyecektir.
- Aşırı parçalanma (harcamanın %20-40'ı). Büyük olan. Bir platformun 1/6 fiyatla yapabileceklerini karşılamak için 8 araç için perakende ödeme yapıyorsunuz.
Hepsi bir arada aygıtla birleştirmeseniz bile, yalnızca ilk iki model genellikle $300–600/ay geri kazanılabilir harcama 10 kişilik bir ekipte. Bu, yazılım satıcılarından daha önemli olan neredeyse her şeye yönlendirebileceğiniz yılda $4B–7K demektir.
Takip.
Bu denetimi üç ayda bir yapın. Takvim. Abonelik birikimi otomatiktir; denetiminizin de öyle olması gerekir.
Veya bir kez çalıştırın, hepsi bir arada aygıta geçin ve bunu bir daha yapmak zorunda kalmayın. (Bakın, bir kez bizden bahsetmek zorunda kaldık.)