आप नहीं जानते कि आप सॉफ्टवेयर पर कितना खर्च कर रहे हैं। शर्मिंदा न हों - लगभग कोई भी ऐसा नहीं करता। सदस्यता के लिए एक समय में एक साइनअप किया जाता है, जिसके पास फ़ाइल में क्रेडिट कार्ड होता है, उससे शुल्क लिया जाता है, फिर नवीनीकरण तक भुला दिया जाता है।
अच्छी खबर: एक वास्तविक ऑडिट में चार घंटे लगते हैं, और औसत टीम इसका पता लगा लेती है उनके SaaS खर्च का 30-40% हत्या योग्य है। अक्सर दोपहर के भोजन के समय। यहाँ प्लेबुक है.
घंटा 1: खींच.
पिछले 3 महीनों का अपनी कंपनी क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट खोलें। आवर्ती शुल्कों के लिए फ़िल्टर करें. आप $20–500/माह रेंज में वह सब कुछ ढूंढ रहे हैं जो मासिक या वार्षिक रूप से हिट होता है।
पांच कॉलम वाली एक स्प्रेडशीट बनाएं: Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened.
याद करने की कोशिश मत करो. बयान देखिए. आपको वे सदस्यताएँ मिलेंगी जिन्हें आप भूल गए थे। अधिकांश टीमों को अकेले इस चरण में 4-6 ज़ोंबी सदस्यताएँ मिलती हैं। उन्हें आज ही रद्द करें और आप ऑडिट के लिए पहले ही भुगतान कर चुके हैं।
घंटा 2: उपयोग की जाँच.
प्रत्येक शेष टूल के लिए, व्यवस्थापक पैनल खोलें। "सक्रिय उपयोगकर्ता पिछले 30 दिनों तक" या समकक्ष खोजें। सीटों की संख्या से तुलना करें.
आप दो चीज़ें ढूंढ रहे हैं:
- निष्क्रिय सीटें. यदि आपके पास 12 सीटें हैं लेकिन 7 सक्रिय उपयोगकर्ता हैं, तो आपके पास 5 सीटें हैं जिनके लिए आप भुगतान कर रहे हैं जिन्हें कोई नहीं छूता। अधिकांश विक्रेता आपको अगले बिलिंग चक्र में सीटों की संख्या कम करने देते हैं।
- ओवरलैपिंग उपकरण. यदि दो उपकरण 70% समान कार्य कर रहे हैं (नोशन + कॉन्फ्लुएंस, आसन + मंडे, मेलचिम्प + कन्वर्टकिट), तो उनमें से एक को मरना होगा। 10 मिनट की बैठक आयोजित करें; कौन सा चुनें.
घंटा 3: श्रेणी समीक्षा.
शेष उपकरणों को श्रेणी के अनुसार समूहित करें। सीआरएम. एचआर. लेखांकन. परियोजनाएं। सहायता केंद्र। मार्केटिंग.
प्रत्येक श्रेणी में, तीन प्रश्न पूछें:
- हम कितना भुगतान कर रहे हैं? इसे जोड़े।
- हम कितने प्रतिशत सुविधाओं का उपयोग कर रहे हैं? उत्पाद खोलें, साइडबार स्क्रॉल करें, गिनें कि आपने पिछले 30 दिनों में कुल बनाम कितने अनुभागों का उपयोग किया है।
- इसे "काफी अच्छे" विकल्प से बदलने में क्या खर्च आएगा? निचले स्तर के या उसी श्रेणी के प्रतिस्पर्धी उत्पादों को देखें।
70% मामलों में ईमानदार उत्तर यह है: आप एक $90/माह टूल का उपयोग कर रहे हैं जो वही करता है जो एक $20/माह टूल भी करता है, क्योंकि किसी ने इसे तब सेट किया था जब आपकी अलग-अलग ज़रूरतें थीं।
घंटा 4: समेकन नाटक.
अब बड़ा सवाल: वास्तव में आपको कितनी अलग-अलग श्रेणियों के लिए अलग-अलग टूल की आवश्यकता है?
अधिकांश 10-व्यक्ति टीमों को पता चलता है कि उनके 12 SaaS टूल में से 6-9 ऐसी श्रेणियां हैं जिन्हें एक ऑल-इन-वन प्लेटफ़ॉर्म प्रतिस्थापित कर सकता है। सीआरएम, एचआर, लेखांकन, परियोजनाएं, समर्थन, विपणन, बुकिंग, अनुबंध - ये सभी श्रेणियां हैं जो अब काफी अच्छी तरह से बंडल हैं।
आज आपको समेकन के लिए प्रतिबद्ध होने की आवश्यकता नहीं है। बस गणित करो:
- समेकित-योग्य श्रेणियों में संयुक्त मासिक बिल क्या है?
- ऑल-इन-वन लागत क्या होगी (Mewayz $149, ज़ोहो $35-प्रति-उपयोगकर्ता, ओडू भिन्न होता है)?
- आप जिन श्रेणियों को बदलेंगे, उनके लिए माइग्रेशन लागत क्या है - वास्तव में, ईमानदारी से?
Mewayz पर स्विच करने वाले ग्राहकों के हमारे ऑडिट में, औसत मासिक बचत थी $680. औसत प्रवासन समय था 11 दिन - आमतौर पर केंद्रित प्रयास का एक सप्ताहांत। एक महीने के अंदर पेबैक.
तुम्हें क्या मिलेगा.
लगभग हर ऑडिट में हम तीन पैटर्न देखते हैं:
- जॉम्बीज़ (खर्च का 5-15%)। उन लोगों के लिए सदस्यताएँ जो चले गए, उत्पाद जिनका आपने उपयोग करना बंद कर दिया, परीक्षण जो परिवर्तित हो गए। पुनर्प्राप्त करने के लिए निःशुल्क धन.
- ओवर-टियर (खर्च का 10-25%)। आप प्रो पर हैं जब स्टार्टर वह कवर करेगा जो आप वास्तव में उपयोग करते हैं। विक्रेता आपको कभी नहीं बताएगा.
- अति-विखंडन (खर्च का 20-40%)। बड़ा एक। आप यह कवर करने के लिए 8 टूल पर खुदरा भुगतान कर रहे हैं कि एक प्लेटफ़ॉर्म 1/6 कीमत पर क्या कर सकता है।
यहां तक कि अगर आप ऑल-इन-वन को समेकित नहीं करते हैं, तो आमतौर पर पहले दो पैटर्न अकेले ही मिल जाते हैं $300–600/माह वसूली योग्य व्यय 10 व्यक्तियों की टीम पर. यह $4K–7K/वर्ष है जिसे आप लगभग किसी भी चीज़ पर रीडायरेक्ट कर सकते हैं जो सॉफ़्टवेयर विक्रेताओं से अधिक महत्वपूर्ण है।
अनुवर्ती.
यह ऑडिट तिमाही में एक बार करें. इसे कैलेंडर करें. सदस्यता अभिवृद्धि स्वचालित है - आपका ऑडिट होना आवश्यक है।
या, इसे एक बार चलाएं, ऑल-इन-वन पर स्विच करें और इसे दोबारा कभी न करें। (देखिए, हमें एक बार हमारा जिक्र तो करना ही था।)