Je weet niet wat je uitgeeft aan software. Schaam je niet: bijna niemand doet dat. Abonnementen genereren één aanmelding per keer, waarbij de kosten in rekening worden gebracht bij degene die toevallig de creditcard in ons bestand heeft, en vervolgens worden vergeten totdat ze worden verlengd.
Het goede nieuws: een echte audit duurt vier uur, en het gemiddelde team vindt 30-40% van hun SaaS-uitgaven zijn te doden. Vaak rond lunchtijd. Hier is het speelboek.
Uur 1: De trek.
Open het creditcardafschrift van uw bedrijf van de afgelopen 3 maanden. Filter op terugkerende kosten. U zoekt naar alles in het bereik $20–500/maand dat maandelijks of jaarlijks voorkomt.
Maak een spreadsheet met vijf kolommen: Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened.
Probeer het je niet te herinneren. Kijk naar de verklaring. U zult abonnementen tegenkomen waarvan u vergeten was dat ze bestonden. Alleen al in deze stap vinden de meeste teams 4 tot 6 zombieabonnementen. Annuleer ze vandaag nog en je hebt al voor de audit betaald.
Uur 2: De gebruikscontrole.
Open voor elke resterende tool het beheerderspaneel. Zoek naar 'actieve gebruikers afgelopen 30 dagen' of gelijkwaardig. Vergelijk het met het aantal zitplaatsen.
Je zoekt naar twee dingen:
- Inactieve stoelen. Als u 12 zetels heeft maar 7 actieve gebruikers, heeft u 5 zetels waarvoor u betaalt en die niemand aanraakt. Bij de meeste leveranciers kunt u het aantal licenties bij de volgende factureringscyclus verminderen.
- Overlappende gereedschappen. Als twee tools 70% hetzelfde werk doen (Notion + Confluence, Asana + Monday, Mailchimp + ConvertKit), moet een van hen sterven. Houd een vergadering van 10 minuten; kies welke.
Uur 3: Het categorieoverzicht.
Groepeer de overige gereedschappen per categorie. CRM. HR. Boekhouding. Projecten. Helpdesk. Marketing.
Stel in elke categorie drie vragen:
- Hoeveel betalen we? Voeg het toe.
- Welk percentage van de functies gebruiken we? Open het product, scroll door de zijbalk en tel hoeveel secties je de afgelopen 30 dagen hebt gebruikt ten opzichte van het totaal.
- Wat zou het kosten om dit te vervangen door een “goed genoeg” alternatief? Kijk naar producten van een lager niveau of concurrerende producten in dezelfde categorie.
Het eerlijke antwoord is in 70% van de gevallen: u gebruikt een tool van $90/maand die doet wat een tool van $20/maand ook doet, omdat iemand deze heeft opgezet toen u andere behoeften had.
Uur 4: Het consolidatiespel.
Nu de grotere vraag: Voor hoeveel aparte categorieën heb je eigenlijk aparte tools nodig?
De meeste teams van tien personen ontdekken dat zes tot negen van hun twaalf SaaS-tools categorieën zijn die één alles-in-één platform kan vervangen. CRM, HR, boekhouding, projecten, ondersteuning, marketing, boekingen, contracten: het zijn allemaal categorieën die nu redelijk goed samenkomen.
U hoeft zich vandaag niet te verplichten tot consolidatie. Doe gewoon de wiskunde:
- Wat is de gecombineerde maandelijkse factuur voor de consolideerbare categorieën?
- Wat zou de alles-in-één kosten (Mewayz $149, Zoho $35-per-gebruiker, Odoo varieert)?
- Wat zijn de migratiekosten (echt waar) voor de categorieën waarin u zou overstappen?
In onze audits van klanten die overstapten naar Mewayz bedroeg de gemiddelde maandelijkse besparing $680. De gemiddelde migratietijd was 11 dagen – meestal één weekend van gerichte inspanning. Terugbetaling binnen een maand.
Wat je zult vinden.
Drie patronen die we bij vrijwel elke audit tegenkomen:
- Zombies (5–15% van de uitgaven). Abonnementen voor mensen die zijn vertrokken, producten die u niet meer gebruikt, proefversies die een conversie hebben opgeleverd. Gratis geld om te herstellen.
- Overlaag (10-25% van de uitgaven). Je gebruikt Pro terwijl Starter zou dekken wat je daadwerkelijk gebruikt. De verkoper zal het je nooit vertellen.
- Overfragmentatie (20-40% van de uitgaven). De grote. U betaalt retailkosten voor 8 tools om te dekken wat één platform zou kunnen doen tegen 1/6 van de prijs.
Zelfs als je niet consolideert tot een alles-in-één, zijn de eerste twee patronen meestal alleen te vinden $300–600/maand aan recupereerbare uitgaven in een team van 10 personen. Dat is $4K–7K/jaar, u zou kunnen doorverwijzen naar bijna alles dat belangrijker is dan softwareleveranciers.
Het vervolg.
Voer deze audit één keer per kwartaal uit. Kalender het. De abonnementsopbouw gebeurt automatisch – uw audit moet dat ook zijn.
Of voer het één keer uit, schakel over naar een alles-in-één en hoef het nooit meer te doen. (Kijk, we moesten ons een keer noemen.)