Вы не знаете, сколько тратите на программное обеспечение. Не смущайтесь — почти никто этого не делает. Подписки накапливаются по одной подписке за раз, оплата взимается с того, кто использовал указанную кредитную карту, а затем забывается до продления.
Хорошая новость: настоящий аудит занимает четыре часа, и медианная команда обнаружила, что 30–40 % их расходов на SaaS можно убить. Часто к обеду. Вот пьеса.
Час 1: Тяга.
Откройте выписку по кредитной карте вашей компании за последние 3 месяца. Фильтр повторяющихся платежей. Вы ищете все, что находится в диапазоне $20–500/месяц, что происходит ежемесячно или ежегодно.
Создайте таблицу с пятью столбцами: Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened.
Не пытайтесь запомнить. Посмотрите заявление. Вы найдете подписки, о существовании которых вы забыли. Большинство команд только на этом этапе обнаруживают 4–6 подписок-зомби. Отмените их сегодня, и вы уже заплатили за аудит.
Час 2: Проверка использования.
Для каждого оставшегося инструмента откройте панель администратора. Найдите «активные пользователи за последние 30 дней» или эквивалент. Сравните с количеством мест.
Вы ищете две вещи:
- Неактивные места. Если у вас 12 мест, но 7 активных пользователей, у вас есть 5 мест, за которые вы платите и которые никто не трогает. Большинство поставщиков позволяют сократить количество мест в следующем платежном цикле.
- Перекрытие инструментов. Если два инструмента выполняют на 70% одну и ту же работу (Notion + Confluence, Asana + Monday, Mailchimp + ConvertKit), один из них должен умереть. Проведите 10-минутную встречу; выбери какой.
Час 3: Обзор категории.
Сгруппируйте оставшиеся инструменты по категориям. CRM. HR. Бухгалтерский учет. Проекты. Служба поддержки. Маркетинг.
В каждой категории задайте три вопроса:
- Сколько мы платим? Добавьте это.
- Какой % функций мы используем? Откройте продукт, прокрутите боковую панель, посчитайте, сколько разделов вы использовали за последние 30 дней по сравнению с общим количеством.
- Сколько будет стоить замена этого «достаточно хорошей» альтернативой? Посмотрите на продукты более низкого уровня или конкурирующие продукты в той же категории.
Честный ответ в 70% случаев: вы используете инструмент $90/месяц, который делает то же самое, что и инструмент $20/месяц, потому что кто-то настроил его, когда у вас были другие потребности.
Час 4: Консолидационная игра.
Теперь больший вопрос: для скольких отдельных категорий вам действительно нужны отдельные инструменты?
Большинство команд из 10 человек обнаруживают, что 6–9 из 12 инструментов SaaS относятся к категориям, которые может заменить одна универсальная платформа. CRM, HR, бухгалтерия, проекты, поддержка, маркетинг, бронирование, контракты — все эти категории сейчас достаточно хорошо сочетаются друг с другом.
Вам не обязательно брать на себя обязательства по консолидации сегодня. Просто посчитайте:
- Каков общий ежемесячный счет по категориям, которые можно консолидировать?
- Сколько будет стоить многофункциональное устройство (Mewayz $149, Zoho $35 — на пользователя, Odoo варьируется)?
- Какова стоимость миграции (честно говоря) для категорий, которые вы бы переключили?
В наших аудитах клиентов, перешедших на Mewayz, медианная ежемесячная экономия составила $680. Среднее время миграции составило 11 дней — обычно один уик-энд целенаправленных усилий. Окупаемость менее месяца.
Что вы найдете.
Три закономерности, которые мы наблюдаем почти в каждом аудите:
- Зомби (5–15% трат). Подписки для людей, которые ушли, продукты, которые вы перестали использовать, пробные версии, которые конвертировались. Бесплатные деньги для восстановления.
- Сверхуровневый (10–25 % расходов). Вы используете Pro, когда Starter охватывает то, что вы на самом деле используете. Продавец вам никогда не скажет.
- Чрезмерная фрагментация (20–40 % расходов). Большой. Вы платите розничную цену за 8 инструментов, чтобы покрыть то, что может сделать одна платформа, за 1/6 цены.
Даже если вы не объединитесь в «все в одном», обычно только первые два шаблона находят результат. $300–600/месяц возмещаемых расходов в команде из 10 человек. Это $4K–7K/год, которые вы можете перенаправить практически на все, что имеет большее значение, чем поставщики программного обеспечения.
Продолжение.
Проводите этот аудит раз в квартал. Календарь это. Увеличение подписки происходит автоматически — необходим ваш аудит.
Или запустите его один раз, переключитесь на моноблок, и вам больше никогда не придется делать это. (Послушайте, нам пришлось однажды упомянуть о себе.)