您不知道自己在软件上花了多少钱。不要感到尴尬——几乎没有人会这样做。订阅一次会增加一个注册者，向恰好是存档信用卡的人收取费用，然后被遗忘，直到续订为止。
好消息：真正的审核需要四个小时，中间团队发现 他们 30-40% 的 SaaS 支出是可以被扼杀的。 经常到午餐时间。这是剧本。
第一小时： 拉力。
打开您公司最近 3 个月的信用卡对账单。过滤重复费用。您正在寻找 $20–500/月范围内每月或每年点击的所有内容。
制作一个包含五列的电子表格： Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened。
不要试图记住。看看声明。您会发现您忘记存在的订阅。大多数团队仅在这一步中就发现了 4-6 个僵尸订阅。今天取消它们，您就已经支付了审核费用。
第 2 小时： 使用情况检查。
对于其余每个工具，打开管理面板。查找“最近 30 天的活跃用户”或同等内容。与座位数进行比较。
你正在寻找两件事：
- 不活动的座位。 如果您有 12 个席位，但有 7 个活跃用户，则您有 5 个需要付费但没有人接触的席位。大多数供应商允许您在下一个计费周期减少座位数量。
- 重叠的工具。 如果两个工具执行 70% 相同的工作（Notion + Confluence、Asana + Monday、Mailchimp + ConvertKit），那么其中一个就必须消亡。召开10分钟的会议；选择哪个。
第 3 小时： 品类审查。
按类别对其余工具进行分组。客户关系管理。人力资源。会计。项目。服务台。营销。
在每个类别中，问三个问题：
- 我们付多少钱？ 添加它。
- 我们使用的功能百分比是多少？ 打开产品，滚动侧边栏，计算您在过去 30 天内使用过的部分与总数。
- 用“足够好”的替代方案替代它需要花费多少钱？ 查看同一类别中的较低级别或竞争产品。
在 70% 的情况下，诚实的答案是：您使用的 $90/月 工具可以完成 $20/月 工具的功能，因为有人在您有不同需求时设置了它。
第四小时： 巩固发挥。
现在更大的问题是： 您实际上需要单独的工具来处理多少个单独的类别？
大多数 10 人团队发现，他们的 12 种 SaaS 工具中有 6-9 种可以被一个一体化平台取代。 CRM、HR、会计、项目、支持、营销、预订、合同——这些都是现在捆绑得相当好的类别。
今天您不必致力于整合。只需算一下：
- 可合并类别的每月账单合计是多少？
- 一体化成本是多少（Mewayz$149,Zoho$35-每个用户，Odoo 各不相同）？
- 老实说，您要切换的类别的迁移成本是多少？
在我们对改用Mewayz的客户的审计中，每月节省的中位数为 $680。中位迁移时间为 11天 ——通常是一个集中精力的周末。不到一个月即可收回成本。
你会发现什么。
我们几乎在每次审计中都会看到三种模式：
- 僵尸（支出的 5-15%）。 离开的人的订阅、您停止使用的产品、转换的试用。免费恢复资金。
- 超额（支出的 10-25%）。 当 Starter 涵盖您实际使用的内容时，您就使用了 Pro。卖家永远不会告诉你。
- 过度分散（支出的 20-40%）。 最大的一个。您需要支付 8 种工具的零售费用，才能以 1/6 的价格实现一个平台的功能。
即使你不整合为一个整体，前两种模式通常也会发现 $300–600/月可收回支出 在一个 10 人的团队中。也就是说，每年 $4K–7K，您可以重定向到几乎任何比软件供应商更重要的内容。
后续行动。
每季度进行一次审计。日历它。订阅增加是自动的——您的审核也需要如此。
或者，运行一次，切换到一体机，再也不用运行了。 （看，我们不得不提到我们一次。）