Oto rzecz, której prawie żaden zespół nigdy nie zrobił: spisał w jednym miejscu każde narzędzie, za które płaci, jego koszt i przeznaczenie. Subskrypcje obejmują jedną decyzję na raz, różne karty i różne daty odnowienia, dopóki nikt nie będzie miał pełnego obrazu sytuacji. The audyt stosu rozwiązuje ten problem w ciągu jednego popołudnia i jest to popołudnie o najwyższym ROI, jakie ma większość firm.
Krok pierwszy: wypisz wszystko.
Pobieraj każdą powtarzającą się opłatę za oprogramowanie — sprawdź karty, wyciągi bankowe, sklepy z aplikacjami, raporty wydatków. Umieść każdy na jednej liście składającej się z trzech kolumn: co to jest, ile kosztuje miesięcznie i jakie zadanie wykonuje. Lista jest prawie zawsze dłuższa, niż ktokolwiek przypuszczał, ponieważ nikt nigdy nie widział jej w całości. Szok całości jest pierwszym efektem; to liczba, która motywuje wszystko później.
Nie możesz zarządzać stosem, którego nigdy nie widziałeś w jednym miejscu. Największy wynik pierwszego audytu to po prostu suma, której nikt nie znał.
Krok drugi: znajdź nakładki.
Teraz pogrupuj narzędzia według zadania. Znajdziesz duplikaty, o których istnieniu nie wiedziałeś — dwa narzędzia, które wysyłają e-maile, trzy miejsca, w których znajdują się dane klientów, narzędzie projektowe, z którego nikt do końca się nie rozstał. Każde nakładanie się jest kandydatem do eliminacji. Oznacz każde narzędzie, które wykonuje zadanie, które już wykonuje inne narzędzie, oraz każde narzędzie, które jest wykorzystywane w ułamku jego możliwości. Tu właśnie kryją się oszczędności.
Krok trzeci: policz ukryte koszty.
Suma subskrypcji zaniża rzeczywisty koszt, więc dodaj niewidoczne linie: godziny spędzone na przenoszeniu danych między tymi narzędziami, uzgadnianie między systemami, które powinny być zgodne, koszt wdrożenia każdego nowego pracownika, który nauczy się ich wszystkich, integracje, które ktoś utrzymuje. Nie pojawiają się one na żadnej fakturze, ale są to prawdziwe pieniądze i zwykle są większe niż subskrypcje. Zadaniem audytu jest uwidocznienie ich.
Krok czwarty: zdecyduj, co konsoliduje.
Mając pełny obraz — narzędzia, nakładanie się działań, ukryte koszty — kandydaci do konsolidacji stają się oczywisti. Zadania tworzące klastry, dane pofragmentowane w różnych systemach, narzędzia wykorzystywane przy 30% wydajności: oto, co absorbuje platforma. Nie musisz konsolidować wszystkiego na raz. Aby zacząć, wystarczy widzieć wystarczająco wyraźnie, a audyt umożliwia widzenie.
Audyt stosu nie jest ćwiczeniem Mewayz — jest to ćwiczenie z zakresu higieny biznesowej, które samo w sobie stanowi argument za konsolidacją, bez naszej pomocy. Zrób to uczciwie, uwzględniając ukryte koszty, a popołudnie zwróci się wielokrotnie, niezależnie od tego, co zrobisz dalej.