Ecco una cosa che quasi nessun team ha mai fatto: annotare ogni singolo strumento per cui pagano, quanto costa e a cosa serve, tutto in un unico posto. Gli abbonamenti maturano una decisione alla volta, su carte diverse e date di rinnovo diverse, finché nessuno ha il quadro completo. Il controllo dello stack risolve il problema in un solo pomeriggio ed è il pomeriggio con il ROI più elevato a disposizione della maggior parte delle aziende.
Primo passo: elenca tutto.
Elimina ogni addebito ricorrente del software: controlla le carte, gli estratti conto bancari, gli app store, le note spese. Inserisci ciascuno in un unico elenco con tre colonne: cos'è, quanto costa al mese e che lavoro svolge. L'elenco è quasi sempre più lungo di quanto si potesse immaginare, perché nessuno lo aveva mai visto intero. Lo shock totale è il primo risultato finale; è il numero che motiva tutto dopo.
Non puoi gestire uno stack che non hai mai visto in un unico posto. Il risultato più importante del primo audit è semplicemente il totale che nessuno conosceva.
Secondo passaggio: trova le sovrapposizioni.
Ora raggruppa gli strumenti per lavoro. Troverai duplicati che non sapevi di avere: due strumenti che inviano entrambi e-mail, tre luoghi in cui risiedono i dati dei clienti, uno strumento di progetto da cui nessuno si è completamente allontanato. Ogni sovrapposizione è candidata all'eliminazione. Contrassegna ogni strumento che svolge un lavoro già svolto da un altro strumento e ogni strumento utilizzato a una frazione delle sue capacità. È qui che si nascondono i risparmi.
Fase tre: contare i costi nascosti.
Il totale dell'abbonamento sottostima il costo reale, quindi aggiungi le linee invisibili: le ore trascorse a spostare i dati tra questi strumenti, la riconciliazione tra sistemi che dovrebbero essere d'accordo, il costo di onboarding di ogni nuovo assunto che li apprende tutti, le integrazioni che qualcuno mantiene. Questi non compaiono su nessuna fattura, ma sono soldi veri e di solito sono più grandi degli abbonamenti. Il compito dell'audit è renderli visibili.
Passo quattro: decidi cosa consolidare.
Con il quadro completo – strumenti, sovrapposizioni, costi nascosti – i candidati al consolidamento diventano evidenti. I lavori raggruppati, i dati frammentati tra i sistemi, gli strumenti utilizzati al 30% della capacità: questo è ciò che assorbe una piattaforma. Non è necessario consolidare tutto in una volta. Devi solo vedere abbastanza chiaramente per iniziare, e l’audit è ciò che rende possibile vedere.
L'audit dello stack non è un esercizio Mewayz: è un esercizio di igiene aziendale che sembra sostenere da solo la causa del consolidamento, senza alcun aiuto da parte nostra. Fallo onestamente, tenendo conto dei costi nascosti, e il pomeriggio si ripagherà da solo molte volte, indipendentemente da ciò che farai dopo.