Neredeyse hiçbir ekibin gerçekte yapmadığı bir şey var: Parasını ödedikleri her bir aleti, her birinin maliyetini ve ne işe yaradığını tek bir yerde yazmak. Abonelikler, farklı kartlar ve farklı yenileme tarihleriyle ilgili, tek seferde tek bir karar verir; ta ki kimse resmin tamamını görene kadar. yığın denetimi bunu tek bir öğleden sonra düzeltti ve bu, çoğu işletmenin sahip olduğu en yüksek yatırım getirisi sağlayan öğleden sonra oldu.
Birinci adım: her şeyi listeleyin.
Yinelenen her yazılım ücretini çekin; kartları, banka hesap özetlerini, uygulama mağazalarını, gider raporlarını kontrol edin. Her birini üç sütunlu tek bir listeye koyun: nedir, aylık maliyeti nedir ve ne iş yapar. Liste neredeyse her zaman herkesin tahmin ettiğinden daha uzundur çünkü hiç kimse listenin tamamını görmemiştir. Toplamın şoku ilk çıktıdır; sonrasındaki her şeyi motive eden sayıdır.
Daha önce hiç görmediğiniz bir yığını tek bir yerde yönetemezsiniz. İlk denetimin en büyük çıktısı, kimsenin bilmediği toplamdır.
İkinci adım: örtüşenleri bulun.
Şimdi araçları işe göre gruplandırın. Sahip olduğunuzu bilmediğiniz kopyaları bulacaksınız: her ikisi de e-posta gönderen iki araç, müşteri verilerinin yaşadığı üç yer, kimsenin tam olarak vazgeçemediği bir proje aracı. Her örtüşme elemeye adaydır. Başka bir aletin yaptığı işi yapan her aleti ve kapasitesinin çok altında kullanılan her aleti işaretleyin. Tasarrufların saklandığı yer burasıdır.
Üçüncü adım: Gizli maliyetleri sayın.
Abonelik toplamı gerçek maliyeti olduğundan az gösteriyor, bu nedenle görünmez satırları ekleyin: bu araçlar arasında veri taşımak için harcanan saatler, kabul etmesi gereken sistemler arasındaki mutabakat, her yeni işe alınan kişinin tüm bunları öğrenmesinin işe alım maliyeti, birisinin sürdürdüğü entegrasyonlar. Bunlar herhangi bir faturada görünmez, ancak gerçek paradırlar ve genellikle aboneliklerden daha büyüktürler. Denetimin görevi bunları görünür kılmaktır.
Dördüncü adım: Neyin pekiştirileceğine karar verin.
Resmin tamamı (araçlar, örtüşmeler, gizli maliyetler) göz önüne alındığında, konsolidasyon adayları açıkça ortaya çıkıyor. Kümelenen işler, sistemler arasında parçalanmış veriler, %30 kapasiteyle kullanılan araçlar: bunlar platformun özümsediği şeylerdir. Her şeyi bir kerede birleştirmenize gerek yok. Başlamak için yeterince net görmeniz yeterlidir ve görmeyi mümkün kılan da denetimdir.
Yığın denetimi bir Mewayz egzersizi değildir; bizim hiçbir yardımımız olmadan konsolidasyon durumunu kendi başına ortaya çıkaran bir iş hijyeni egzersizidir. Bunu dürüstçe yapın, gizli maliyetleri hesaba katın ve öğleden sonra ne yaparsanız yapın, kendini defalarca amorti eder.