Вот вещь, которую почти ни одна команда никогда не делала: записывала каждый инструмент, за который они платят, его стоимость и назначение, и все это в одном месте. Подписки накапливаются по одному решению за раз, на разных картах и с разными датами продления, пока никто не увидит всю картину. аудит стека исправляет это за один день, и это день с самой высокой рентабельностью инвестиций, доступный большинству компаний.
Шаг первый: перечислите все.
Учитывайте все текущие расходы на программное обеспечение — проверяйте карты, банковские выписки, магазины приложений, отчеты о расходах. Поместите каждый в один список с тремя столбцами: что это такое, сколько стоит в месяц и какую работу он выполняет. Список почти всегда длиннее, чем можно было предположить, потому что никто никогда не видел его целиком. Шок от итога — это первый результат; это число, которое мотивирует все, что происходит после.
Вы не можете управлять стопкой, которую никогда не видели в одном месте. Самый большой результат первого аудита — это просто сумма, о которой никто не знал.
Шаг второй: найдите совпадения.
Теперь сгруппируйте инструменты по заданиям. Вы обнаружите дублирование, о котором вы даже не подозревали: два инструмента, которые отправляют электронную почту, три места хранения данных о клиентах, инструмент проекта, от которого никто полностью не отказался. Каждое перекрытие является кандидатом на исключение. Отметьте каждый инструмент, который выполняет работу, которую уже выполняет другой инструмент, и каждый инструмент, который используется лишь частично. Вот где скрывается экономия.
Шаг третий: посчитайте скрытые расходы.
Общая стоимость подписки занижает реальную стоимость, поэтому добавьте невидимые строки: часы, потраченные на перемещение данных между этими инструментами, согласование между системами, которые должны согласовать друг друга, затраты на обучение каждого нового сотрудника, изучающего их все, интеграцию, которую кто-то поддерживает. Они не фигурируют ни в одном счете, но это настоящие деньги, и они обычно превышают суммы подписок. Задача аудита — сделать их видимыми.
Шаг четвертый: решите, что объединяет.
При наличии полной картины — инструментов, дублирования, скрытых затрат — кандидаты на консолидацию становятся очевидными. Кластеризующиеся задания, данные, фрагментированные по системам, инструменты, используемые на 30 % мощности: это то, что поглощает платформа. Не обязательно объединять все сразу. Вам просто нужно видеть достаточно ясно, чтобы начать, и именно одитинг делает видение возможным.
Аудит стека — это не упражнение Mewayz, это упражнение по бизнес-гигиене, которое само по себе, без нашей помощи, обосновывает необходимость консолидации. Делайте это честно, учитывая скрытые затраты, и день окупится многократно, независимо от того, что вы будете делать дальше.