L'avant — membres dans quatre systèmes.
Le coworking est une activité d'adhésion avec un bâtiment en prime, et les membres d'Outpost existaient dans quatre systèmes. « L'adhésion dans une application, la réservation de salles dans une autre, le contrôle d'accès dans une troisième, la facturation dans une quatrième », explique Devin Cho, Fondateur. « Un membre qui avait réservé une salle de conférence supplémentaire n'était souvent tout simplement… pas facturé pour celle-ci. L'outil de réservation ne communiquait pas avec la facturation. »
Sur deux sites, un abonnement ne donnait pas toujours accès aux deux, ce qui générait un flot constant de frictions à l'accueil.
$610/mois à travers quatre outils. Dépassements de salles non facturés entre la réservation et la facturation. Accès qui ne s'étendait pas sur plusieurs sites.
Le changement — un compte par membre.
Outpost a unifié les abonnements, réservations, accès et facturation sur un seul compte membre. Les dépassements de salle s'ajoutent désormais automatiquement à la facture d'abonnement, et l'accès suit l'abonnement sur les deux sites.
« À elle seule, la perte de facturation a rentabilisé le changement », explique Cho. « Nous offrions des salles de réunion par accident. »
Ce qui a été remplacé
| Ancien outil | Remplacé par le module Mewayz | Économie mensuelle |
|---|---|---|
| Outil d'adhésion | Abonnements et facturation | $140 |
| Application de réservation de salles | Réservations et ressources | $120 |
| Module complémentaire de contrôle d'accès | Accès et enregistrement | $160 |
| Outil de facturation | Facturation et paiements | $90 |
| Total de l'ancienne pile | Mewayz Business | économisez $510/mois |
Le déblocage — l'espace fonctionne sur un seul compte.
Avec les adhésions, les réservations, les accès et la facturation unifiés, l'exploitation s'est resserrée :
- Les dépassements de salle sont automatiquement reportés sur la facture d'abonnement
- Un seul abonnement donne accès aux deux établissements
- La réservation, l'enregistrement et la facturation font référence à une seule fiche membre
- Les changements de forfait et les options se règlent sur un seul relevé
Lorsque la réservation de la salle et la facture vivent sur le même compte, un dépassement ne peut pas passer inaperçu. La baisse de 90 % des pertes correspondait simplement aux revenus que l'ancienne faille engloutissait.
La nouvelle norme — évoluer sans couture.
« Nous ouvrons un troisième établissement l'an prochain et je n'appréhende pas du tout les systèmes », confie Cho. « C'est un bâtiment de plus sur la même plateforme, pas une quatrième copie de quatre outils. Cette tranquillité d'esprit, c'est nouveau. »