El antes: el nuevo negocio y la entrega eran desconocidos.
En un estudio creativo, la brecha entre vender el trabajo y ejecutarlo es donde se escapan el alcance y el margen. Cobalt lo vivió en carne propia. «La propuesta estaba en el CRM, el presupuesto en una herramienta de diseño, la entrega en una app de gestión de proyectos y la factura de la iguala en QuickBooks», dice Jade Lin, Socia principal. «Lo que vendíamos y lo que entregábamos se registraban en universos distintos».
Los retainers eran la fuga: el alcance entregado más allá del retainer rara vez llegaba a facturarse, porque la entrega y la facturación no compartían un mismo registro.
$1,030/mes repartido en cinco herramientas. Ampliación del alcance invisible para la facturación. Excesos sobre el anticipo rara vez se registra.
The switch — pitch and delivery on one record.
Cobalt unificó el pipeline, las propuestas, la entrega y la facturación de retainer en un solo registro de cliente. Una propuesta ganada ahora abre el proyecto con el alcance ya adjunto, y el consumo del retainer es visible frente al límite.
«La primera vez que la ampliación del alcance apareció como una línea facturable en lugar de una pérdida silenciosa, todo el equipo se dio cuenta», dice Lin.
Qué se reemplazó
| Herramienta antigua | Reemplazado por el módulo Mewayz | Monthly saving |
|---|---|---|
| HubSpot Starter | CRM y pipeline | $90 |
| Herramienta de propuestas / diseño | Propuestas y presupuestos | $120 |
| Asana Business | Proyectos y entrega | $230 |
| QuickBooks Plus | Facturación por iguala | $90 |
| Complemento de control horario | Tiempo y facturación | $130 |
| Total del stack anterior | Mewayz Business | ahorra $1,030/mes |
El desbloqueo — vendido es igual a entregado es igual a facturado.
Con el pipeline, la entrega y la facturación unificados, la agencia dejó de perder:
- Una propuesta ganada abre el proyecto con el alcance y el presupuesto ya adjuntos
- El uso del retainer es visible frente al límite en tiempo real
- El tiempo y el trabajo fuera de alcance se integran en la factura
- Un único registro de cliente, desde la primera propuesta hasta el retainer continuo
Cuando la propuesta firmada abre el proyecto en sí —con el alcance, el presupuesto y los contactos intactos— no hace falta una reunión para volver a explicarlo todo ni reescribir datos. El cuarenta y cinco por ciento del retraso entre la propuesta y el arranque era justamente ese traspaso.
La nueva normalidad: retenciones rentables.
“Nuestros retainers por fin son rentables porque facturamos lo que entregamos”, dice Lin. “No subimos las tarifas: dejamos de regalar trabajo en el hueco entre la propuesta y la factura.”