Da qualche parte nella tua settimana c'è un'ora che nessuno ha messo sul calendario. È l'ora che qualcuno impiega a mettere d'accordo due sistemi: controllando che i pagamenti nell'elaboratore corrispondano alle fatture nei libri contabili, che il CRM e lo strumento di fatturazione abbiano gli stessi clienti, che il foglio di calcolo e l'app raccontino la stessa storia. È il ora della riconciliazioneed è l'attività ricorrente più affidabile nella maggior parte delle aziende proprio perché nessuno la pianifica e nessuno la possiede.
Da dove viene l'ora.
La riconciliazione è il lavoro del disaccordo. Due strumenti contengono ciascuno una versione dello stesso fatto – un pagamento, un cliente, un saldo – e poiché sono sistemi separati, quelle versioni vanno alla deriva. Qualcuno deve periodicamente sedersi tra loro e forzare un accordo: esportare, confrontare, correggere, riesportare. L'ora esiste perché la verità è archiviata in più di un posto e archiviare in più di un posto è l'impostazione predefinita di ogni stack multi-strumento.
La riconciliazione è ciò che fai quando i tuoi strumenti non concordano sulla realtà. La soluzione non è riconciliare più in fretta. È smettere di avere due realtà.
Perché è così facile da ignorare.
Perché si nasconde come “solo una parte del lavoro”. È distribuito tra persone e settimane, non appare mai come un elemento pubblicitario e sembra una diligenza piuttosto che uno spreco. Il contabile riconcilia. La persona operativa si riconcilia. Il proprietario si riconcilia a fine mese. Ognuno lo considera un piccolo lavoro necessario e, nel complesso, è uno dei maggiori costi per il tempo in piedi in azienda: una tassa pagata nella valuta più costosa che hai, attenzione.
Riportare l'ora a zero.
Non è possibile uscire dalla riconciliazione con la conciliazione: un confronto più veloce è pur sempre un confronto. L’unica vera soluzione è rimuovere la seconda realtà. Quando il pagamento è in fase di pagamento della fattura, su un unico record, non c'è nulla da conciliare, perché non ci sono due numeri che possono non essere d'accordo. Quando il cliente esiste una volta, il CRM e la fatturazione non possono andare alla deriva, perché sono gli stessi dati. La riconciliazione va a zero non perché sei diventato più bravo, ma perché il disaccordo che ha risolto non può più verificarsi.
Il fine mese presso i nostri clienti tende ad andare allo stesso modo: smette di essere una ricostruzione e diventa una recensione, perché i numeri già concordano. L’ora della riconciliazione non è mai stata un vero lavoro: era il prezzo del disaccordo. Togliete il disaccordo e l’ora semplicemente si restituirà.