Em algum lugar da sua semana há uma hora que ninguém colocou no calendário. É a hora que alguém gasta para fazer dois sistemas concordarem – verificando se os pagamentos no processador correspondem às faturas nos livros, se o CRM e a ferramenta de cobrança têm os mesmos clientes, se a planilha e o aplicativo contam a mesma história. É o hora de reconciliação, e é a tarefa recorrente mais confiável na maioria das empresas precisamente porque ninguém a programou e ninguém é o proprietário dela.
De onde vem a hora.
A reconciliação é o trabalho do desacordo. Cada uma das duas ferramentas contém uma versão do mesmo fato – um pagamento, um cliente, um saldo – e, por serem sistemas separados, essas versões mudam. Alguém tem que sentar-se periodicamente entre eles e forçar um acordo: exportar, comparar, corrigir, reexportar. A hora existe porque a verdade está armazenada em mais de um lugar, e armazenado em mais de um lugar é o padrão de toda pilha de ferramentas múltiplas.
Reconciliação é o que você faz quando suas ferramentas discordam da realidade. A solução não é reconciliar mais rápido. É deixar de ter duas realidades.
Por que é tão fácil ignorar.
Porque se esconde como “apenas parte do trabalho”. É distribuído por pessoas e semanas, nunca aparece como um item de linha e parece mais uma diligência do que um desperdício. O contador se reconcilia. O responsável pelas operações se reconcilia. O proprietário reconcilia no final do mês. Cada um pensa nisso como uma pequena tarefa necessária e, coletivamente, é um dos maiores custos de tempo de permanência na empresa – um imposto pago na moeda mais cara que você possui, atenção.
Fazendo a hora voltar a zero.
Você não pode sair da reconciliação – uma comparação mais rápida ainda é uma comparação. A única solução real é remover a segunda realidade. Quando o pagamento é a fatura sendo paga, num registro só, não tem o que conciliar, porque não há dois números que possam discordar. Quando o cliente existe uma vez, o CRM e o faturamento não podem variar, porque são os mesmos dados. A reconciliação chega a zero não porque você melhorou, mas porque o desacordo que ela resolveu não pode mais ocorrer.
Final de mês nos nossos clientes tende a seguir o mesmo caminho: deixa de ser uma reconstrução e passa a ser uma revisão, porque os números já concordam. A hora da reconciliação nunca foi um verdadeiro trabalho – foi o custo do desacordo. Remova o desacordo e a hora simplesmente se devolverá.