Integratie van terugkerende facturen/facturen in Mewayz
De software-add-on voor terugkerende facturen/facturen is ontworpen om het maken van repetitieve facturen en rekeningen voor bedrijven te automatiseren.
In het product
Introductie
De terugkerende factuur-/factuuradd-on automatiseert het proces van het maken van terugkerende verkoop- en inkoopfacturen. Nadat u de functie in zowel het beheerders- als het bedrijfspaneel hebt ingeschakeld en een cron-taak hebt ingesteld die dagelijks wordt uitgevoerd, kunt u configureren dat facturen automatisch met aangepaste intervallen worden gegenereerd (bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks, maandelijks). U kunt ook instellen of de herhaling een bepaald aantal cycli duurt of voor onbepaalde tijd doorgaat, waardoor de facturering wordt gestroomlijnd en de noodzaak voor repetitieve administratieve taken wordt verminderd.
Hoe deze module in te schakelen
Om de terugkerende factuur-/factuuradd-on in te stellen, kunt u deze link volgen: Add-on instellen.
Hoe gebruik ik de terugkerende factuur-/factuuradd-on?
Instellingenbeheer
Instellingen beheerderspaneel
- Ga naar de pagina Instellingen en navigeer naar de sectie Terugkerende verkoop- en inkoopfactuurinstellingen in uw beheerderspaneel. In de paginakop wordt 'Instellingen voor terugkerende verkoop- en inkoopfacturen' weergegeven.
- Zoek de tuimelschakelaar met het label 'Terugkerende verkoop- en inkoopfacturen inschakelen' aan de linkerkant van de pagina. In de beschrijving eronder staat: "Sta het automatisch genereren van terugkerende verkoop- en inkoopfacturen wereldwijd toe." Klik op de schakelaar om deze AAN te zetten.
- Dit is de meest kritische technische stap. Onder het gedeelte 'Terugkerende verkoopfactuur en aankoopfactuur Cronjob-instructie' vindt u gedetailleerde instructies. Als u automatisch terugkerende verkoop- en inkoopfacturen wilt aanmaken, moet u een cronjob instellen die elke dag wordt uitgevoerd.
- Nadat u de schakelaar hebt ingeschakeld en ervoor hebt gezorgd dat de cron-taak wordt ingesteld, klikt u op de knop 'Wijzigingen opslaan' in de rechterbovenhoek van de pagina. Met deze actie wordt uw configuratie opgeslagen en de terugkerende functionaliteit geactiveerd.
- Eenmaal opgeslagen, is het systeem klaar om automatisch terugkerende facturen te genereren. De cronjob wordt dagelijks om middernacht uitgevoerd en controleert of er verkoop- of inkoopfacturen zijn die moeten worden gedupliceerd op basis van de door u ingestelde intervallen.
Bedrijfspaneelinstellingen
- Ga naar de bedrijfspaneelinstellingen en vind de sectie voor terugkerende facturen en aankopen. U krijgt het gedeelte Terugkerende verkoop- en inkoopfactuurinstellingen te zien.
- Klik op de tuimelschakelaar naar 'Terugkerende verkoop- en inkoopfacturen inschakelen' aan de rechterkant.
- Zodra de cron-taak correct is geconfigureerd volgens de meegeleverde instructies, klikt u op “Wijzigingen opslaan” om de instellingen toe te passen en de terugkerende functionaliteit op uw hele systeem te activeren.
- Voordat u deze functie gebruikt, moet u contact opnemen met uw hoofdbeheerder om de vereiste cron-taak te configureren. Deze technische opzet is essentieel om het automatisch aanmaken van facturen goed te laten werken.
Factuur- en aankoopcreatie
Terugkerende verkoopfactuur
- Ga naar het gedeelte Terugkerende verkoopfacturen, maak of bewerk een verkoopfactuur en zoek het gedeelte met de titel 'Terugkerende verkoopfactuur?' In deze sectie kunt u het automatisch dupliceren van de factuur op bepaalde tijdstippen configureren.
- Om de terugkerende frequentie voor uw factuur in te stellen, klikt u op 'Herkerende frequentie' in het vervolgkeuzemenu. Standaard wordt 'Nee' weergegeven, wat betekent dat de factuur niet opnieuw zal verschijnen.
- U kunt kiezen uit opties zoals Nee, Elke 1 dag, Elke 2 dagen, Elke 3 dagen, Elke 4 dagen, Elke 1 week, Elke 2 weken, Elke 3 weken, Elke 4 weken, Elke 1 maand, Elke 2 maanden, Elke 3 maanden, Elke 4 maanden en Aangepast om uw eigen frequentie in te stellen.
- Wanneer u 'Aangepast' selecteert in de vervolgkeuzelijst Terugkerende frequentie, komen er extra velden beschikbaar om meer flexibiliteit te bieden bij het instellen van uw herhaling. In het veld ‘Terugkerende frequentie’ wordt ‘Aangepast’ weergegeven zodra dit is geselecteerd.
- Vervolgens kunt u het “Aantal cycli” opgeven, dat bepaalt hoe vaak de herhaling zich herhaalt. Als u wilt dat de herhaling onbepaald is, kunt u de optie "Onbeperkte cycli" AANzetten.
- Bovendien kunt u in het veld “Aantal” een numerieke waarde invoeren die de intervalhoeveelheid vertegenwoordigt (bijvoorbeeld 2, 5, enz.). De vervolgkeuzelijst ‘Periode’ geeft u opties voor de tijdseenheid, zodat u kunt kiezen of de herhaling elk opgegeven aantal ‘Dag(en),’ ‘Week(en)’, ‘Maand(en)’ (de standaardselectie) of ‘Jaar(en)’ plaatsvindt. Deze opstelling zorgt ervoor dat u uw herhalingsfrequentie kunt aanpassen aan specifieke behoeften.
- Als u bijvoorbeeld “1” invoert in het veld Aantal en “Maand(en)” selecteert in het veld Periode, wordt de factuur elke maand herhaald. Als u bij Tellen “3” invoert en “Week(en)” selecteert, wordt dit elke 3 weken herhaald.
Terugkerende aankoopfactuur
- Navigeer naar de aankoopfactuur om een aankoopfactuur aan te maken of te bewerken. Deze vindt u in de sectie met de titel “Terugkerende aankoopfactuur?” In deze sectie kunt u het automatisch dupliceren van de factuur op bepaalde tijdstippen configureren.
- Om de terugkerende frequentie voor een factuur in te stellen, klikt u op 'Herkerende frequentie' in het vervolgkeuzemenu. Standaard staat er 'Nee', wat betekent dat de factuur niet opnieuw zal verschijnen.
- De beschikbare opties zijn Nee, Elke 1 dag, Elke 2 dagen, Elke 3 dagen, Elke 4 dagen, Elke 1 week, Elke 2 weken, Elke 3 weken, Elke 4 weken, Elke 1 maand, Elke 2 maanden, Elke 3 maanden, Elke 4 maanden en Aangepast. U kunt ook de optie "Aangepast" kiezen om uw eigen frequentie te creëren.
- Wanneer u een andere frequentie dan “Nee” of “Aangepast” selecteert, verschijnen er twee extra velden. In het veld “Aantal Cycli” kunt u invullen hoe vaak u de factuur wilt laten terugkeren. Als u bijvoorbeeld 'Elke dag' kiest en '1' invoert, wordt de factuur eenmaal per dag gegenereerd.
- Als u wilt dat de factuur voor onbepaalde tijd blijft terugkeren, zet u de schakelaar op AAN. Hierdoor wordt het veld 'Aantal cycli' gedeactiveerd en blijft de factuur gegenereerd totdat u de herhaling handmatig uitschakelt.
- Als u 'Aangepast' selecteert in de vervolgkeuzelijst Terugkerende frequentie, ziet u velden waarmee u de herhaling kunt aanpassen. U kunt het aantal cycli instellen, 'Onbeperkte cycli' inschakelen voor onbepaalde herhaling en de intervalhoeveelheid en tijdseenheid kiezen in de vervolgkeuzelijst (dagen, weken, maanden of jaren).
- Als u bijvoorbeeld “1” invoert in het veld Aantal en “Maand(en)” selecteert in het veld Periode, wordt de factuur elke maand herhaald. Als u '2' invoert bij Aantal en 'Week(en)' selecteert, wordt dit elke twee weken herhaald.