De vorige — de sessie leefde overal.
Bij een studiosessie zijn een kamer, een ingenieur, de resultaten en een factuur betrokken, en de golflengte wordt elk afzonderlijk bijgehouden. “Kamerboekingen, planning van monteurs, projectbestanden en facturering waren vier instrumenten die niet spraken”, zegt Reese Vaughn, studiomanager. “Dubbel geboekte kamers en vergeten extra kosten waren slechts een deel van de week.”
De facturering lekte omdat sessie-add-ons – extra uren, een extra technicus, een spoedmix – losjes werden bijgehouden en vaak nooit op de factuur terechtkwamen.
$770/maand over vier instrumenten. Dubbel geboekte kamers. Extra kosten die van de factuur gleed.
De schakelaar — één record per sessie.
Wavelength bouwde een projectrecord op met daarin de boeking, de engineer, de op te leveren producten en de facturering, en verplaatste eerst de kalender. Add-ons worden nu aan de sessie gekoppeld en stromen naar de factuur.
“De eerste maand viel er niets van de factuur af, ik wist dat het zichzelf had terugbetaald”, zegt Vaughn.
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Hulpmiddel voor het boeken van kamers | Boekingen en planning | $120 |
| App voor personeelsplanning | Personeelsplanning | $110 |
| Bestands-/projecttool | Projecten en resultaten | $160 |
| Facturatie hulpmiddel | Facturering en betalingen | $130 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk | bespaar $520/maand |
Het ontgrendelen — de sessie is het record.
Doordat boekingen, planning, deliverables en facturering zijn verenigd, draait de studio vanuit één record:
- Ruimte- en installateursplanning op één conflictvrije kalender
- Sessie-add-ons worden aan het project gekoppeld en vloeien naar de factuur
- Deliverables en bestanden staan in hetzelfde record als de boeking
- Klantgeschiedenis en eerdere sessies bevinden zich op één profiel
Wanneer add-ons aan de sessierecord worden gekoppeld, kunnen ze later niet van de factuur afglijden. De studio factureert voor het werk dat het daadwerkelijk heeft gedaan in plaats van voor het werk dat het zich heeft herinnerd.
Het nieuwe normaal – records maken, niet ze najagen.
"De kamer loopt soepeler en de facturering is eerlijk tegenover het werk", zegt Vaughn. “De bespaarde tijd besteden we aan sessies in plaats van vier agenda’s op elkaar af te stemmen.”