De vorige — een gast in vier systemen.
Een boetiekhotel leeft van de gastervaring, en dat van Riverbend werd stilletjes ondermijnd door de voorzieningen ervan. “De boekingsmodule, het PMS, de café-POS en de salarisadministratie waren vier eilanden”, zegt Theo Marsh, Eigenaar. "Een gastrekening van het café kwam niet op het kamerfolio terecht zonder dat iemand het had ingetoetst. Dus dat gebeurde vaak ook."
De inkomsten lekten uit hun voegen – cafétabbladen die nooit op de kamerrekening terechtkwamen, late check-outs waar niemand rekening voor moest houden – en het afrekenen zelf verliep traag omdat de receptie het verblijf van een gast vanaf meerdere schermen aan het samenstellen was.
$800/maand over vijf tools. Handmatig het plaatsen van cafékosten op kamerfolio's. Gelekte inkomsten van kosten die tussen systemen vielen.
De schakelaar — één folio, één rustig weekend.
Riverbend verplaatste eerst de reserveringskalender en tariefplannen, daarna de café-kassa en vervolgens de salarisadministratie. Ze kozen voor een week met een lage bezetting en waren het volgende weekend volledig live.
“De eerste kassa waar de café latte al op de kamerrekening stond, wist ik”, zegt Marsh. "Niemand hoefde iets te doen. Het was er gewoon."
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Boekingsmotor | Boekingen & Kalender | $160 |
| Cloud-PMS | Receptie en folio's | $240 |
| Vierkant POS | F&B-verkooppunt | $120 |
| Gusto | HR en salarisadministratie | $170 |
| E-mail/recensiestool | Gastcommunicatie | $110 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk | bespaar $800/maand |
Het ontgrendelen — het hele verblijf op één rekening.
Als reserveringen, receptie en eten en drinken zijn verenigd, loopt de gastreis als één record:
- Kamer- en cafékosten worden in realtime op één folio geboekt
- De receptie regelt het proces van boeken tot afrekenen op één scherm
- Directe boekingen vermijden OTA-kosten en komen in dezelfde kalender terecht
- De salarisadministratie leest de uren uit hetzelfde systeem waarin het team klokt
Als het café en de receptie één folio delen, kunnen er geen incidentele kosten tussen systemen vallen; er is maar één systeem. Het lek is gedicht omdat het gat waardoor het lekte niet meer bestaat.
Het nieuwe normaal – gastvrijheid, geen gegevensinvoer.
“Mijn receptieteam kwam hier om voor de gasten te zorgen, niet om de cafétabbladen opnieuw in te voeren”, zegt Marsh. "Nu duurt het afrekenen dertig seconden en is het een echt afscheid in plaats van twee minuten schermspringen. Gasten voelen het verschil, ook al kunnen ze het niet benoemen."