De vorige — drie restaurants, drie realiteiten.
Cascade groeide door overname, wat betekende dat het alles erfde wat elk restaurant al had. "Twee waren op Toast, één op Square, en ze waren het nergens over eens", zegt Diego Reyes, eigenaar. "De salarisadministratie was van Gusto. De echte boekhouding gebeurde om middernacht in QuickBooks, met de hand, omdat dat de enige plek was waar de drie locaties bij elkaar konden worden opgeteld."
Het resultaat was een bedrijf dat zichzelf niet in realtime kon zien. Reyes kreeg om 23.00 uur verzoeningsvragen van algemeen managers. Niemand kon antwoorden "hoe deed de groep het vandaag" zonder eerst vanuit drie systemen te exporteren.
$700/maand over vijf tools. 4 aanmeldingen per locatie per manager. ~6 uur van nachtelijke afstemming aan het einde van de maand.
De schakelaar — één locatie tegelijk, gedurende drie weekenden.
Cascade heeft locatie voor locatie gemigreerd om te voorkomen dat service-uren elkaar raken. Eerst POS, loonadministratie volgens dezelfde betalingscyclus, waarna de boekhouding automatisch binnenstroomt. In het derde weekend stonden alle drie de restaurants en de backoffice op één platform.
"De eerste maandag nadat de laatste locatie was gewisseld, kreeg ik geen enkele afstemmingssms", zegt Reyes. "Toen wist ik dat het werkte. De stilte was het resultaat."
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Toast (×2) | POS & betalingen | $220 |
| Vierkant (×1) | POS & betalingen | $90 |
| Gusto | HR en salarisadministratie | $190 |
| QuickBooks Plus | Boekhouding | $100 |
| Planning-add-on | Ploegen en planning | $100 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk | bespaar $700/maand |
Het ontgrendelen — de groep als één P&L.
Met alle drie de locaties op één platform kan Cascade eindelijk naar de groep kijken zoals een eigenaar dat nodig heeft:
- Dagelijkse verkoop op alle drie de locaties op één dashboard, in realtime
- Arbeidskosten als percentage van de omzet, per locatie en per dienst
- Salarisadministratie die de uren rechtstreeks vanaf de kassa inklokt, zonder opnieuw in te voeren
- Maandafsluiting, dat is een terugblik, geen reconstructie
Omdat inklokken, verkopen en salarisadministratie één systeem delen, is het arbeidspercentage niet langer een ontdekking aan het einde van de maand. Reyes krijgt dezelfde dag een overbezette dienst, en niet drie weken later.
Het nieuwe normaal – beslissingen bij daglicht.
"Vroeger werkte ik met anekdotes en een middernachtspreadsheet", zegt Reyes. "Nu open ik 's ochtends één scherm en weet ik precies hoe de groep het heeft gedaan. Dezelfde gegevens die de GM's zien. We hebben eindelijk ruzie over de juiste dingen."