De vorige — de reparatie leefde op papier en vier apps.
Een autoreparatie is een snelle keten – inspecteren, schatten, goedkeuren, repareren, factureren – en Apex gebruikte vier tools plus het geheugen van de serviceschrijver. “De prijsopgave zat in één app, de planning op een whiteboard, de factuur in QuickBooks en de klanttekst in nog een andere tool”, zegt Rico Alvarez, eigenaar. "Vier keer dezelfde taak opnieuw intoetsen was gewoon de kosten van zakendoen. Wij dachten."
Goedkeuringen sleepten aan omdat de schatting en de telefoon van de klant in verschillende systemen zaten, dus een snel ‘ja, doe het’ veranderde in een langzaam heen en weer geslinger, waardoor de afdelingen inactief bleven.
$730/maand over vier instrumenten. Banen opnieuw ingetoetst tot vier keer. Inactieve baaien wachten op langzame goedkeuringen van schattingen.
De schakelaar — één werkorder, beide winkels.
Apex herbouwde zijn workflow rond één enkele werkorder (inspectie, schatting, onderdelen, arbeid, factuur) en rolde deze binnen een week naar beide winkels. De klantgeschiedenis kwam langs, zodat terugkerende auto's onmiddellijk hun eerdere onderhoudsbeurten konden zien.
"Mijn serviceschrijvers zijn gestopt met het typen van dezelfde taak in vier apps", zegt Alvarez. “Dat alleen al gaf hen een uur per dag terug.”
Wat is er vervangen
| Oud gereedschap | Vervangen door Mewayz module | Maandelijkse besparing |
|---|---|---|
| Schattingsapp | Schattingen en werkorders | $150 |
| Planningshulpmiddel | Boekingen en baaischema | $90 |
| QuickBooks Plus | Facturatie en boekhouding | $90 |
| SMS-tool voor klanten | Communicatie | $80 |
| Totaal oude stapel | Mewayz Zakelijk | bespaar $730/maand |
Het ontgrendelen — de werkorder bevat alles.
Doordat de calculatie, planning en facturering geünificeerd zijn, werkt de winkel sneller:
- Schat tekst rechtstreeks naar de klant voor goedkeuring met één tik
- Goedgekeurde regels komen terecht in de reparatieorder en vervolgens in de factuur
- Voertuig- en servicegeschiedenis worden automatisch aan de klant gekoppeld
- Beide winkels delen één baaischema en één klantenlijst
Wanneer de prijsopgave zichzelf naar de klant kan sms'en en een tik ter goedkeuring kan vastleggen, wordt de langzaamste stap in de winkel (het wachten op een beslissing) teruggebracht van uren naar minuten, en gaat de afdeling weer aan de slag.
Het nieuwe normaal – meer auto's, zelfde bemanning.
“We duwen meer auto’s door dezelfde baaien omdat het papierwerk niet langer het knelpunt is”, zegt Alvarez. "De softwarerekening ging omlaag en de doorvoer steeg. Ik had niet beide verwacht van één overstap."