Mensen gaan ervan uit dat onze concurrenten de logo’s zijn: HubSpot, Salesforce, Monday, QuickBooks. Meestal niet. De tool waar het gemiddelde kleine bedrijf eigenlijk op draait, waar we echt mee te maken hebben, heeft geen verkoopteam en geen marketingbudget en is al overal geïnstalleerd: het spreadsheet. Het onderschatten ervan is de meest voorkomende fout die softwarebedrijven maken.
Waarom de spreadsheet zo vaak wint.
Het wint omdat het oneindig flexibel, gratis en direct beschikbaar is. Als een bedrijf op dinsdag met een nieuw probleem wordt geconfronteerd, beoordeelt niemand de leveranciers; iemand opent een spreadsheet en lost het woensdag op. Geen inkoop, geen onboarding, geen leercurve. De spreadsheet komt precies bij u terecht waar u zich bevindt en buigt zich naar uw exacte vorm. Dat is echt een geweldig product, en elk hulpmiddel dat doet alsof het anders is, zal het verliezen.
De spreadsheet wint altijd de eerste ronde. Het verliest de ronde die niemand plant: de ronde waarin hij stilletjes belast wordt en dan breekt.
Waar de spreadsheet stilletjes faalt.
De flexibiliteit die het geweldig maakt, is ook de reden waarom het faalt. De spreadsheet heeft geen idee wat een 'klant' is, dus het kan u er niet van weerhouden om op drie manieren dezelfde klant in te voeren. Het heeft geen rechten, dus de stagiair kan de formule verwijderen die de loonadministratie uitvoert. Het is nergens mee verbonden, dus het wordt een eiland waar het hele bedrijf in het geheim van afhankelijk is. En het heeft geen herinnering aan wie wat heeft veranderd, dus als het kapot gaat – en het dragende exemplaar gaat altijd kapot – kan niemand zeggen hoe.
We zien het bij bijna elke migratie: ergens in het bedrijf bevindt zich een spreadsheet waarop iets cruciaals draait, dat door één persoon wordt onderhouden, door niemand anders wordt begrepen, één slechte pasta verwijderd van de chaos. Het werkte prima, totdat het bedrijf er ongemerkt uit groeide.
Hoe je het eigenlijk kunt verslaan.
Je verslaat de spreadsheet niet door rigider te zijn dan hij is. Dat is waar de meeste 'goede' software de fout in gaat, waarbij de flexibiliteit van de spreadsheet wordt ingeruild voor structuur waar niemand om heeft gevraagd. Je kunt het verslaan door de flexibiliteit te behouden en de dingen toe te voegen die het niet kan hebben: een echt idee van klanten en dossiers, machtigingen, een gedeelde gegevenslaag, een audittrail en verbindingen met de rest van het bedrijf. Wees net zo aanpasbaar als de spreadsheet en zo veilig als een systeem.
Wij respecteren het spreadsheet. Het is de meest succesvolle bedrijfssoftware die ooit is gemaakt, en zal voor altijd in elk bedrijf aanwezig zijn vanwege de dingen waar het echt het beste in is. Wij vinden gewoon dat de delen van uw bedrijf die belastend zijn geworden, een systeem verdienen dat niet kapot gaat door één verkeerde pasta: een systeem dat alles wat u leuk vond aan de spreadsheet behield en het deel liet vallen dat u 's nachts wakker houdt.